با وجود تعداد بالای اپلیکیشن های به اشتراک گذاری فایل، احتمالا هم اکنون اپلیکیشن مناسب خود را یافته اید. از به اشتراک گذاری ساده روی گوگل درایو گرفته تا دراپ باکس، هرکدام قابلیت های خاص خود را دارند. 
اما Docs.com چه؟ این خدمات آنلاین پر کاربرد از مایکروسافت چیزهایی دارد که می تواند به اشتراک گذاری فایل را برای شما وارد مرحله جدیدی کند. به شما می گوییم چرا باید به استفاده از Docs.com فکر کنید. 

ورود و جست و جو
اولین قدم در استفاده از Docs.com ورود به آن است. می توانید با استفاده از یک آدرس ایمیل و یا شماره تلفن یک حساب کاربری بسازید. همچنین می توانید با فیسبوک، مایکروسافت و حساب کاربری مدرسه و یا محل کار خود وارد شوید. 

وقتی که وارد شدید، صفحه خانه برای شما باز می شود و می توانید بخش هایی برای ژورنال، اسناد و کلکسیون ها را مشاهده کنید. 
ژورنال یا  Journal بخشی است که می توانید در آن افکار، ایده ها و داستان های خود را اضافه کنید. این بخش مانند یک وبلاگ است. کلکسیون یا Collections بخشی است که می توانید در آن محتوایی که از وب یافته اید و همچنین فایل های آپلود شده را بیابید. برای به اشتراک گذاری سریع  و آسان فایل های آفیس بخش اسناد یا Documents به کارتان می آید. 

پایه و اساس اسناد 
بخش اسناد محیطی دارد که در آن می توانید فایل های خود را آپلود کنید. این بخش برای به اشتراک گذاری اسناد با همکاران و اعضای گروه بسیار مناسب است. تب Documents را انتخاب کرده و روی مربع Publish کلیک کنید. یا روی دکمه Add New کلیک کنید و Document را انتخاب کنید. 

می توانید اسناد خود را روی صفحه بکشید، URL وارد کنید و یا یک فایل را از طریق کامپیوتر خود ، وان درایو، وان نوت، آفیس میکس یا سوی (Sway) وارد کنید. وقتی که فایل خود را آپلود کردید، می توانید مشخصات از جمله جزئیات، قابل دید بودن و گزینه های فعالیت های کاربر را پیکر بندی کنید. 

جزئیات فایل
برای به اشتراک گذاری فایل ها، باید عنوان، نویسنده و بخش توضیحات را پر کنید. این کار به کاربران شما اجازه می دهد اسناد را بشناسند. 

قابل دید بودن 
گزینه Visibility برای بیشتر کاربران شامل قسمت Public می شود که به این معنی است که می توانید فایل را روی وب سرچ کنید .گزینه Limited به این معنی که فقط آن هایی که لینک مستقیم دارند قابل دید می باشند. اگر با حساب کاربری کار و یا مدرسه وارد شده باشید بخش Organization را می بینید. 
در اینجا چند مثال برای فایل هایی که می توان در بخش قابل دید (Visibility)  به اشتراک گذاشت میزنیم: 
•    Public- اسناد سیاست ها و استاندارد ها، پرسشنامه ها، معرفی محصول و دستورالعمل ها
•    Limited- فایل های خصوصی، اسناد شرکتی، پروژه های گروهی و فایل های شخصی
•    Organization- فایل های مربوط به کار و یا درس 

اگر بخش Public را قابل دید کنید و بعدا آن را تغییر دهید، چیز مهمی را از دست نمی دهید. شاید چند روز طول بکشد تا آیتم آن از لیست موتور جست و جوی شما حذف شود. اما سعی کنید بخش مورد نظر خود را با دقت انتخاب کنید. 
فعالیت های بیننده
این بخش از مشخصات به شما اجازه می دهد تصمیم بگیرید که بقیه چه کارهایی می توانند با فایل ها بکنند. می توانید امکان نظر دادن و یا دانلود فایل ها را برای آن ها فراهم کنید. 

اسناد خود را به اشتراک بگذارید 
در بخش آخر می توانید تنظیمات شخصی، برچسب ها و زبان را ببینید. وقتی که کارتان تمام شد حتما دکمه ذخیره یا Save را فشار دهید. 
اسناد خود را به اشتراک بگذارید 
حال که فایل شما آماده شده است به اشتراک گذاری شروع می شود. می توانید این کار را به چند روش مختلف انجام دهید. 
•    وقتی که اسناد خود را ذخیره کردید، یک لینک به اشتراک گذاری در بالای صفحه می بینید. 
•    در صفحه Home یا خانه، موس خود را روی اسناد ببرید و گزینه Share را انتخاب کنید. یک جعبه پاپ-آپ می بینید که یک لینک مستقیم با گزینه هایی برای به اشتراک گذاری از طریق فیسبوک، توییتر، لینکد این، گوگل پلاس و ایمیل به شما می دهد. 
•    اگر نیاز است که فایل خود را ویرایش کنید می یک لینک برای این کار روی صفحه وجود دارد. روی صفحه خانه موس خود را روی اسناد برده و گزینه Edit را انتخاب کنید. می توانید لینک مورد نظر را در بالا، در کنار گزینه Find your content here ببینید. 

در این قسمت می توانید لینک خود را با همکاران، دانش آموزان و دیگر افراد به اشتراک بگذارید. با توجه به تنظیمات مشخصات کاربران می توانند با یا بدون ثبت نام به فایل ها دسترسی داشته باشند، آن ها را دانلود کنند و نظر بدهند. 

انتشار از طریق اپلیکیشن 
یک قابلیت جدید اضافه شده به آفیس 2016 به شما اجازه می دهد اسناد را خیلی سریع به Docs.com وارد کنید. وقتی که اسناد شما در ورد، اکسل و یا پاورپوینت باز شد، می توانید گزینه File > Publish را انتخاب کنید. سپس می توانید گزینه Docs.com و همچنین قسمتی مخصوص نوشتن عنوان و انتخاب گزینه قابلیت دیدن را ببینید. 

پایه و اساس کلکسیون ها
همانطور که در بالا اشاره کردیم، بخش کلکسیون ها به شما اجازه می دهد علاوه بر آپلود اسناد محتوای وب را جمع آوری کرده و به اشتراک بگذارید. این بخش برای مواقعی که می خواهید گروهی از آیتم های مرتبط را به اشتراک بگذارید بسیار مناسب است. 

تب Collections را انتخاب کرده و روی جعبه Create a collection کلیک کنید. یا روی دکمه  Add New کلیک کرده و گزینه Collection را انتخاب کنید. برای اضافه کردن آیتم ها به کلکسیون ساخته شده، از دکمه های قرمز درون کلکسیون استفاده کنید. 
در اینجا چند مثال برای شما می زنیم که دریابید کلکسیون ها چگونه به کارتان می آیند. 

برای تجارت
در تجارت می توان برای تحقیقات، بازاریابی، فروش و گسترش از کلکسیون ها استفاده کرد. از آنجایی که لینک ها و محتوای روی وب یکی از بخش های بزرگ این قابلیت است، استفاده همه آن ها با هم می تواند بسیار برایتان کارآمد باشد. برای مثال، می توانید فایل مشخصات یک محصول، اسناد الزامات و لینک اضافه کردن به سایت برای تحقیقات درمورد بازار یا داده های مربوطه را اضافه کنید. 

برای کسانی که کارهای خلاقانه انجام می دهند
برای کسانی که کارهای خلاقانه انجام می دهند، از جمله نویسنده ها، هنرمندان وناشران، کلکسیون ها راهی بسیار عالی برای نشان داده کار آن هاست. نویسنده ها می توانند به سادگی نمونه ها ، مقالات و رزومه سایت هایی که کارشان در آن ها منتشر شده اند را اضافه کنند. 

 سو

هنرمندان می توانند آثار و داستان های شخصی خود را با استفاده ازسوی (Sway) و همچنین لینک گالری هایی که کارشان را در آن ها به نمایش گذاشته اند به اشتراک بگذارند. نویسنده ها می توانند گلچینی از کارهایشان، بیوگرافی و لینک خرید کتاب هایشان را به اشتراک بگذارند. 

برای دانش آموزان و دانشجویان
یک پروژه گروهی که نیازمند تحقیق است مثالی بسیار خوب برای استفاده از کلکسیون هاست. می توانید یک فایل که استادتان به شما داده ، اسناد و یا یادداشت های پروژه خود را اضافه کنید و سپس لینک هایی برای نشان دادن منابع اضافه کنید. این کار باعث می شود که همه چیز مربوط به یک پروژه در یک بخش بماند و همه به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. 

کلکسیون خود را به اشتراک بگذارید
برای دستیابی به یک لینک به اشتراک گذاری برای کلکسیون خود، به تب Collections بروید. سپس موس خود را روی کلکسیون برده و گزینه Share را انتخاب کنید. یک جعبه پاپ-آپ با یک لینک مستقیم در کنار دیگر گزینه های به اشتراک گذاری می بینید. 

آیا باید از Docs.com استفاده کنیم؟
اگر هنوز  Docs.com برای به اشتراک گذاری فایل ها، پست ها و لینک ها استفاده نکرده اید باید آن را امتحان کنید. می توانید قابلیت ها را جست و جو کنید، از کلکسیون ها لذت ببرید و به راحتی اسناد خود را آپلود کنید.