12 نکته برای استفاده‌ی بهتر از نرم‌افزار OneNote مایکروسافت

   
نام نویسنده:
|
دسته بندی:
|
technewsنوشت: نت‌برداری یکی از کارهاییست که این روزها هر دانشجو و دانش‌آموزی آن را انجام می‌دهد و در مکان‌هایی که افراد از سیستم‌های هوشمندتری در کلاس درس استفاده می‌کنند، نیاز به نرم‌افزارهای توانمند و مختلف نیز می‌تواند به خوبی محسوس باشد. شرکت‌های زیادی هستند که همه‌روزه به دنبال توسعه و عرضه‌ی این قبیل نرم‌افزارها بوده و ممکن شما نیز نام آنها را شنیده باشید. در این میان شاید یکی از بهترین و شاید حتی بهترین نرم‌افزار نت‌برداری که می‌توانیم پیدا کنیم، OneNote مایکروسافت باشد. به همین جهت قصد داریم 12 نکته بسیار خوب و کاربردی را به جهت استفاده‌ی بهتر از این نرم‌افزار به شما معرفی نماییم.

1. استفاده از Quick Notes، اصلی‌ترین بخش برای نت‌برداری هر چه بهتر

حتما تا کنون برای شما هم پیش آمده که به دنبال تکه‌ای کاغذ برای نوشتن یک مطلب کوتاه باشید اما نتوانید آن را پیدا کنید و اگر موفق به پیدا کردن آن شدید، این امکان وجود دارد که آن را گم کنید. Quick Notes (که با نام Side Notes) هم شناخته می‌شود، تکه‌کاغذ دیجیتالی شماست که علاوه بر دسترس بودن، هیچ‌وقت آن را از دست نخواهید داد چرا که مایکروسافت آن را بر روی حساب کاربری شما در شبکه‌ی OneDrive ذخیره می‌نماید.

برای استفاده از Quick Notes، دو روش پیش روی شما قرار دارد. پیش از اینکه بخواهیم این دو روش را بگوییم، جا دارد اشاره‌ای به امکان شخصی‌سازی این بخش و تنظیمات دلخواه آن نیز داشته باشیم که تمامی آنها از بخش ریبون در دسترس هستند.

روش اول، وقتی که پنجره‌ی مربوط به OneNote باز نیست

در این زمان کافیست که کلیدهای Windows+N را به صورت همزمان فشار دهید تا با پنجره‌ای جدید که به صورت پاپ‌-آپ (Pop-up) باز می‌شود، روبه‌رو شوید.

حال در این بخش می‌توانید به کمک ابزارهایی که در نوار ابزار قرار گرفته‌اند، فرمت و شکل دلخواه نوشته‌ی خود را تعیین و هر آنچه را که می‌خواهد به سرعت یادداشت نمایید.

حال تصور کنید که نیاز است مطالب دیگری را به سرعت و به صورت جداگانه بنویسید. در این صورت نیازی به ذخیره جداگانه هر مطلب نبوده و به سادگی می‌توانید با فشردن همزمان کلیدهای Windows+Alt+N، نوت قبلی خود را به صورت خودکار ذخیره و پنجره‌ای جدید را برای نوت برداشتن، باز کنید.

روش دوم، زمانی که پنجره مربوط به OneNote باز است

در این زمان باز هم می‌توانید از کلیدهای میان‌بر استفاده نمایید. کافیست از نوار ریبون و از بخش View، گزینه‌ی New Quick Note را مشاهده نمایید.

همانطور که مشاهده می‌کنید، حالا کلیدهای میان‌بر Ctrl+Shift+M هستند. پس از فشردن این کلیدها، مابقی مراحل کار همانند گذشته بوده و به سرعت می‌توانید نوشته‌های خود را ذخیره نمایید.

یکی از ویژگی‌های بسیار خوب این نرم‌افزار، امکان پاک کردن همزمان تمامی نوشته‌ها بوده که می‌تواند برای کاربران بسیار جذاب باشد. همچنین کاربران می‌توانند به سادگی تمامی نوشته‌های خود را مدیریت و دسته‌بندی نمایند.

2. سنجاق کردن Quick Notes به میزِ کار

سنجاق کردن Quick Notes به میز کار می‌تواند برای افرادی که دائما در حال نوت‌برداری هستند، فوق‌العاده باشد. در این روش کاربران می‌توانند به سرعت مطالب مورد نیاز را وارد نرم‌افزار کرده و مطالب خود را ذخیره نمایند.

برای انجام این کار نیز کافیست از بخش View، بر روی گزینه‌ی Always on Top (به معنای “همیشه در بالاترین موقعیت”) کلیک کنید تا بتواند همیشه Quick Notes را در دسترس داشته باشید.

حتی این امکان وجود دارد که با انجام این کار، نوشته‌های مختلف را از هر جایی که می‌خواهید به صورت Drag & Drop (کشیدن و رها کردن) بر روی Quick Notes، محتوای آن را به همراه آدرس آن (در صورت موجود بودن)، ذخیره نمایید.

3. دسترسی به صفحه‌های ایجاد شده در Quick Notes به کمک میان‌برها

هر یادداشتی که شما در نرم‌افزار Quick Notes ایجاد می‌کنید، می‌تواند یک میان‌بر داشته باشد که کاربران می‌توانند به کمک این میان‌برها و قرار دادن آنها در محیط میز کار خود، به سرعت به هر چیزی که پیشتر نوشته‌اند، دسترسی داشته باشند. برای انجام این کار نیز باید با راست‌کلیک کردن بر روی سربرگ مربوط به یادداشت مورد نظر در OneNote، لینک آن را در حافظه‌، ذخیره نمایید:

حال در فضایی خالی از میز کار خود راست‌کلیک کرده و از بخش New > Shortcut، کلیدهای Ctrl+V را به همزمان فشار دهید تا میان‌بر مربوط به یادداشت مورد نظر بر روی میز کار ایجاد گردد. البته پیش از ایجاد شدن، با پنجره‌ی زیر مواجه خواهید شد که با کلیک کردن بر روی گزینه‌ی Next و در نهایت Finish، می‌توانید نام این فایل میان‌بر را نیز تعیین نمایید.

به کمک این روش، کاربران می‌توانند سرعت نوت‌برداری خود را به شکل قابل توجهی افزایش دهند. حتی این امکان وجود دارد که با راست‌کلیک کردن بر روی میان‌بر ایجاد شده و از بخش Shortcut Key، برای فایل خود کلید میان‌بر نیز تعریف نمایید.

4. ایجاد یادداشت‌های مرتبط با یکدیگر

نرم‌افزار OneNote هنگام کار کردن با دیگر نرم‌افزارهای مایکروسافت، قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای دارد که می‌توانید به کمک آنها، کار کردن با آن را بسیار لذت‌بخش نمایید. دو ویژگی بسیار خوب در این نرم‌افزار وجود دارد که بی‌شک می‌تواند به کارتان بیاید:

قابلیت اول، Dock to Desktop، که می‌توانید به کمک آن، یادداشت خود را از هر پنجره‌ای به دیگر پنجره‌های باز در OneNote انتقال داده و یا آنها را با یکدیگر لینک نمایید. برای استفاده از این روش، می‌توانید به بخش ریبون رفته و از قسمت View، گزینه‌ی New Docked Window را انتخاب نمایید. همچنین این امکان وجود که کلیدهای میان‌بر Ctrl+Alt+D را به صورت همزمان فشار دهید.

در عکس زیر می‌بینید که برای استفاده از این قابلیت، یک دکمه میان‌بر برای آن تعریف کرده و آن را در نوار دسترسی سریع قرار داده‌ایم:

قابلیت دوم، Usefulness of Linked Notes، که به کمک آن می‌توانید OneNote را با هر نرم‌افزار مرتبطی همچون Internet Explorer، PowerPoint، Excel، Word و … مرتبط کرده و از همه‌ی آنها به صورت همزمان نیز استفاده نمایید.

شاید با خود بگویید که به عنوان مثال، چه چیزی می‌تواند در کار کردن OneNote با Microsoft Word ذخیره گردد. در این مورد، شما موقع نوشتن یک عبارت، دائما در حال کپی کردن مطالب مختلف و قرار دادن آنها در متن خود و … هستید و اگر آن را با OneNote مرتبط (لینک) کرده باشید، می‌توانید یک رونوشت از هر کاری که انجام می‌دهید در این نرم‌افزار نیز داشته باشید.

برای انجام این کار، ابتدا یکی از نرم‌افزارهای PowerPoint ،Word و یا OneNote را باز کرده و از بخش Review، گزینه‌ی Linked Notes را انتخاب نمایید.

در ادامه و با باز شدن پنجره جدید، در قسمت Select Location، محلی که می‌خواهید یادداشت‌های جدید خود را ذخیره نمایید، مشخص کرده و بر روی OK کلیک کنید.

اگر هر زمان قصد داشتید تا عملیات لینک شدن این نرم‌افزارها با یکدیگر را متوقف سازید، کافیست گزینه‌ی “Stop Taking Linked Notes” را انتخاب کنید. البته باید توجه داشته باشید که برای انجام صحیح کار، باید از ورژن‌های مشابه این نرم‌افزارها استفاده نمایید؛ به عنوان مثال Microsoft Word 2010 با Microsoft OneNote 2010 و همانند آن.

5. یادداشت‌برداری سریع به کمک قابلیت Only Your Voice

از زمانی که دستیارهای صوتی مجازی طراحی شدند، شاهد پیشرفت‌های زیادی در زمینه تکنولوژی و نرم‌افزارها بوده‌ایم. با گذر زمان نیز این دستیارها بسیار پیشرفته‌تر از قبل شده و دستیارهای مجازی همچون Google Now و Siri جای بسیاری از آنها را گرفته‌اند. این موضوع در نرم‌افزار OneNote مایکروسافت نیز وجود دارد و کاربران می‌توانند دستورهای صوتی، بسیاری از کارهای خود را انجام دهند.

حالا این امکان در نرم‌افزار OneNote میسر شده تا کاربران بتوانند یادداشت‌های معمولی و یادداشت‌های صوتی را از یکدیگر جدا و یا با هم ترکیب نمایند. این کار می‌تواند به کاربران در انجام سریع کارها و دسته‌بندی یادداشت‌های آنها، کمک زیادی نماید.

شما می‌توانید با کمک از نوار جستجو، کلمات مورد نظرتان را در یادداشت‌های صوتی خود بیابید. البته شاید نیاز به اشاره نداشته باشد اما استفاده بهینه از این سرویس، نیازمند کیفیت بالای صدای ضبط‌شده نیز می‌باشد. برای فعال کردن جستجوی صوتی، مسیر زیر را طی کنید:

ابتدا از مسیر File > Options > Audio & Video وارد بخش مربوط به فرمان‌های صوتی شوید. در این قسمت و همانند تصویر زیر، تیک گزینه‌ی “Enable searching audio and video recordings for words” را زده و OK را انتخاب نمایید.

این امکان برای کاربرانی که از گوشی‌های هوشمند استفاده می‌کنند نیز وجود دارد تا بتوانند یادداشت‌های صوتی ذخیره‌شده در OneNote را به کمک اپلیکیشن Quick Note نیز مشاهده نمایند. در نرم‌افزارهای توسعه‌ داده‌شده مایکروسافت نیز استفاده از دستیار مجازی کورتانا، سبب شده تا کار کردن با این بخش راحت باشد.

6. ایمیل کردن یادداشت‌ها برای خودتان

یکی از ویژگی‌های بسیار خوب نرم‌افزار OneNote، این است که کاربران می‌توانند یک رونوشت از یادداشت خود را به ایمیل شخصی خود بفرستند. این ویژگی جدید که برای اولین‌بار در Microsoft OneNote 2016 معرفی شده، می‌تواند در بسیاری از مواقع در یادداشت‌برداری و ارسال سریع آنها کمک بسزایی نماید.

خود مایکروسافت نیز مانور زیادی روی این ویژگی جدید OneNote داده و اذعان داشته که ارسال یادداشت‌ها به ایمیل‌های دلخواه، می‌تواند به سرعت کارهای کاربران منجر گردد.

7. افزونه‌ای اختصاصی برای مرورگر کروم

نرم‌افزار OneNote مایکروسافت به خوبی با مرورگرهایی همچون Internet Explorer سازگاری دارد و می‌تواند امکانات بسیار خوبی را پیش روی کاربران قرار دهد. اما چه کسی از IE استفاده می‌کند؟ البته کاربران زیادی هستند که از مرورگرهایی همچون کروم استفاده کرده و حتی شاید بخواهند بسیاری از مطالب را نیز ذخیره نمایند. به همین خاطر مایکروسافت برای این دسته از کاربران، خبر خوشی دارد و آن، این است که افزونه OneNote Clipper می‌تواند هر چیزی که در اینترنت مشاهده کرده و دوست دارید را برایتان ذخیره کند.

نسخه‌ی جدید این افزونه با طراحی جدید، کار کردن را بسیار آسان‌تر از همیشه کرده و امکانات بسیار خوبی را پیش روی کاربران قرار می‌دهد.

8. یادداشت‌برداری از مرورگر Microsoft Edge

Clipper، افزونه‌ای قدرتمند است که برای کروم طراحی شده، اما این دلیل نمی‌شود که مایکروسافت نخواهد برای دیگر مرورگرها و یا حتی مرورگر قدرتمند خود نیز ویژگی خاصی را در نظر نگیرد.

یکی از ویژگی‌های بسیار خوبی که می‌توان در OneNote پیدا کرد، قلم هوشمند می‌باشد که به کمک آن، بخش‌هایی از وب‌سایت‌ را که مورد پسندتان باشد، می‌توانید های‌لایت و ذخیره نمایید. همچنین این امکان وجود دارد تا این صفحه‌ها را برای مطالعه در آینده، ذخیره کنید.

9. تصویربرداری از صفحه‌ها و قرار دادن یادداشت بر روی آنها

ابزار Screen Clipper یک ویژگی فوق‌العاده برای کسانی است که می‌خواهند اطلاعاتی که در وب‌سایت‌ها مشاهده می‌کنند را، به صورت یک عکس، ذخیره نمایند. از این ابزار در ویندوز نیز می‌توان استفاده کرد و به سادگی می‌توان هر بخش از ویندوز را که مایل هستید، زیر دوربین Screen Clipper بیاورید.

برای دسترسی به این ابزار، از نوار ریبون (که در بالای OneNote قرار دارد) و از بخش Insert، می‌توانید به آن دست پیدا کنید. تصویر زیر نیز این مورد را به صورت تصویری نمایش می‌دهد. برای انتخاب محلی که می‌خواهید تصویری از آن ذخیره کنید نیز تنها کافیست آن را به کمک ماوس، انتخاب نمایید.

یکی از قسمت‌هایی که به کمک آن می‌توان به این ابزار دسترسی داشت نیز آیکون نرم‌افزار OneNote در بخش پایینی است که در نوار پایین ویندوز قرار می‌گیرد. با راست‌کلیک کردن بر روی آیکون این برنامه، می‌توانید همانند تصویر زیر به این ابزار دسترسی داشته باشید.

10. جلا بخشیدن به یادداشت‌ها

شاید یادداشت‌برداری و ذخیره کردن آنها کاری سریع باشد که بخواهید انجام دهید، اما ممکن شکل ظاهری آن برایتان جذاب نباشد. مایکروسافت از سال 2003 که مجموعه نرم‌افزارهای آفیس را عرضه می‌کند، برای طراحی مطالب نوشته و یا طراحی شده، ابزارهای بسیار خوب و متنوعی را در بخش Design قرار داده است که کاربران می‌توانند به کمک آنها، هر کاری که می‌خواهند را در OneNote انجام دهند.

انتخاب رنگ، نوع و اندازه قلم، طراحی شکل ظاهری یادداشت‌ها، قالب‌بندی محیط و …، همه و همه از ابزارهایی هستند که مایکروسافت برای استفاده بهینه و برای هر چه بهتر کردن محیط OneNote پیش روی کاربران قرار داده است. در آخرین بروزرسانی این نرم‌افزار که برای آیپد نیز عرضه شده، مایکروسافت ویژگی‌های جدیدی را پیش روی کاربران سیستم‌عامل iOS قرار داده که از جمله‌ی آنها می‌توان به حالت Palm Rejection اشاره نمود. در این حالت کاربران می‌توانند یادداشت‌های خود را با سرعت بیشتری ذخیره نمایند. اضافه شدن 16 رنگ جدید نیز از دیگر ویژگی‌هاییست که باید بدان اشاره نماییم.

شاید بتوان بهترین تجربه کار کردن با محیط طراحی در OneNote را در تبلت‌ها و لپتاپ‌های سری Surface مایکروسافت و به کمک قلم هوشمند این شرکت جستجو کرد. و به یاد داشته باشید، نرم‌افزار OneNote به همراه قابلیت‌های فوق‌العاده‌ای همچون نوشتن با پشتیبانی از 25 زبان مختلف عرضه شده است!

11. سریع‌ترین راه، استفاده از اپلیکیشن Office Lens

ما راه‌های زیادی را برای نوت‌برداری از مطالب و ذخیره کردن اطلاعات بیان کردیم؛ اما آیا راهی سریع‌تر نیز برای انجام این کار وجود دارد؟ پاسخ مثبت است؛ Office Lens نرم‌افزاری فوق‌العاده قدرتمند و در واقع اسکنر پیشرفته مایکروسافت برای یادداشت‌برداری از مطالب و اطلاعاتی می‌باشد که ما از روی تنبلی نمی‌توانیم از آنها استفاده نماییم. هر چیزی که امکان اسکن شدن داشته باشد را می‌توان به کمک Office Lens ذخیره نمود. این اسکنر این برنامه نیز به صورت خودکار عمل کرده و می‌توان آن را بر روی سه حالت مختلف تنظیم نمود.

حال تصور کنید که عملکرد Office Lens را با دستورات OCR خود OneNote ترکیب نماییم. در این حالت سرعت یادداشت‌برداری به شکل قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند. هم‌اکنون اپلیکیشن Office Lens برای سیستم‌عامل‌های اندروید، iOS و ویندوزفون عرضه شده است.

12، OneNote و Outlook با یکدیگر کار می‌کنند!

برای یک کاربر حرفه‌ای، نوت‌برداری و ارسال کردن آنها امری حیاتی بوده و بدون وجود یکی از این نرم‌افزارها، نمی‌توانند کار کنند. اگر نرم‌افزار Evernote با سرویس جیمیل سازگاری دارد، OneNote مایکروسافت نیز با Outlook به خوبی کار می‌کند.

حتی می‌توان استفاده‌های دیگری از این نرم‌افزارها نیز داشت و آن، استفاده از بخش یادآوری‌هایی است که می‌توان در Outlook اضافه نمود. کاربران به کمک این ابزار می‌توانند کارهایی که قرار است در آینده توسط OneNote انجام دهند را ذخیره نمایند.

ترکیب کردن این دو نرم‌افزار با یکدیگر نیز می‌تواند در سرعت بخشیدن به انجام کارها و انجام گروهی بسیاری از کارها، مفید باشد.

اما تصور می‌کنید چه ویژگی‌های بسیار خوب دیگری وجود دارد که ما از آنها غافل بودیم؟

اما سوالی که وقت پرسیدن آن رسیده، این است که چه ویژگی‌های خوب دیگری در Microsoft OneNote 2016 مایکروسافت وجود دارد که ما آنها را معرفی نکرده‌ایم؟ همانطور که می‌دانید مجموعه نرم‌افزاری آفیس، ویژگی‌های بسیار زیادی که شاید با ساعت‌ها وقت گذاشتن نیز نتوان به تمامی آنها پی برد.

در نهایت امیدواریم که بیان این ویژگی‌ها، بتواند یادداشت‌برداری را برای شما آسان‌تر نماید.

اخبار مرتبط

دیگر اخبار نویسنده

ارسال نظر


شخصی سازی Close
شما در این صفحه قادر به شخصی سازی نمیباشید