1-    چرا باید بکاپ بگیریم
به زبان ساده بکاپ گرفتن چیزی جز کپی کردن داده ها نیست. هر فایلی را در کامپیوتر خود در نظر بگیرید، آن را انتخاب کنید و Ctrl+C را بزنید تا آن را کپی کنید، سپس Ctrl+V را بزنید تا در جایی دیگر ذخیره شود. به این صورت یک نسخه دقیقا مشابه قبلی خواهید داشت. به این صورت شما یک بکاپ از آن فایل گرفته اید.
بکاپ گرفتن بسیار مهم است، چرا که ممکن است در صورت هر اتفاق پیش بینی نشده دیگر امکان دسترسی به فایل مورد نظر را نداشته باشید. نمی گوییم که فایل ها بدون دلیل از بین می روند، ولی ممکن است اتفاق هایی بیوفتد که از کنترل ما خارج است.
برای مثال تصور کنید که دستگاه شما به ویروسی مبتلا می شود که هارد درایو شما را نابود کند و یا کسی یا ویروسی اطلاعات شما را در ازای دریافت پول گروگان بگیرد. مهم نیست که این بدافزار از طریق یک درایو USB و یا یک وبسایت به شما منتقل شده است: فایل های شما از بین رفته اند. حال بهتر نیست که یک کپی از فایل های خود داشته باشید؟
و یا این که تصور کنید که در حال کار کردن روی تز دکترای خود هستید، یا دارید یک کتاب می نویسید، ناگهان دستتان اشتباهی به کلیدی می خورد و همه چیز پاک می شود، گرفتن یک بکاپ می تواند ماه ها و یا روز ها تلاش شما را نجات دهد.
اما از همه مهم تر، گرفتن یک بکاپ روی یک هارد اکسترنال نیز همیشه پاسخ گو نیست، شما باید بکاپ های متعدد در جاهای متعدد داشته باشید، چرا که اگر بکاپ همه چیز فقط روی یک هارد اکسترنال باشد، و آن هارد اکسترنال خود خراب شود، باز هم همه اطلاعاتتان از بین می رود.

2-    از چه چیزی باید بکاپ گرفت؟
به طور کلی باید از هر چیزی که واقعا نمی خواهید از دست بدهید بکاپ بگیرید. تز دکترا و یا یک کتاب در حال نوشتن مثال های بسیار ملموسی بودند، ولی دیگر داده هایی که از آن ها بکاپ گرفته می شود شامل موزیک، فیلم، عکس ها، اسناد، فایل های پیکر بندی و غیره هستند.
بعضی ها می خواهد از همه چیز بکاپ بگیرند و این هیچ اشکالی ندارد ، اما قبل از این کار باید چند نکته را در ذهن داشته باشید.
اول این که باید فضای ذخیره سازی کافی داشته باشید. در مورد فایل های کوچک مثل فایل های Word و PDF و یا فایل های پیکر بندی مشکلی پیش نمی آید، ولی اگر بخواهید از آرشیو موزیک و یا فیلم خود که صدها و یا هزاران گیگابایت حجم دارد، با فضای ذخیره سازی به مشکل بر می خورید.
دوم، بکاپ گرفتن زمان بر است. دوباره، بکاپ گرفتن از فایل های کوچک مشکل ساز نخواهد بود، اما کلکسیون بازی های کامپیوتری که 100 گیگابایت حجم دارد خیلی زمان بر خواهد بود، البته بستگی به سرعت اتصال انتقال شما نیز دارد. بازگردانی آن بکاپ نیز بسیار زمان بر خواهد بود.
سوم، بکاپ گیری از بعضی از فایل ها ممکن است غیر قانونی باشد. در بعضی از حوضه های قضایی، کپی کردن بعضی از سی دی ها و دی وی دی ها ممنوع است، حتی اگر هدف بکاپ گیری باشد. فایل های رسانه ای دیجیتالی، که توسط مدیریت حقوق دیجیتال حفاظت می شوند، برای بکاپ گیری نیاز به یک سری راه ها دارند.

چهارم، از چیزهایی که خیلی به چشم نمی آیند بکاپ بگیرید. تنظیمات به اندازه فایل ها اهمیت دارند، حتی گاهی بیشتر. برای مثال،  System Restore مانند بکاپ سیستم است، که می توانید از آن برای بازگردادن ویندوز در مواقعی که درست کار نمی کند استفاده کنید. بکاپ های  Windows Registry نیز به همان اندازه مهم هستند.

3-    چند وقت یک بار باید بکاپ بگیریم؟
این یکی از رایج ترین سوال هایی است که افرادی که تازه شروع به بکاپ  گرفتن کرده اند می پرسند. اما از آنجایی که سوال بسیار خوبی است، پاسخ دادن به آن کار بسیار دشواری است. حقیقت این است که برای هر فرد متفاوت است.
اما یک قانون کلی وجود دارد، هر چه بیشتر فایل های شما تغییر می کند،بیشتر باید بکاپ بگیرید. و اگر انتظار هر تغییر بزرگی دارید، باید حتما درست قبل از آن تغییر از فایل های خود بکاپ بگیرید.
به یاد داشته باشید که بکاپ های زیادی و یا خیلی کم بهتر از این است که هیچ بکاپی نداشته باشد.

4-    بکاپ های خود را کجا باید نگه داری کنید؟
به طور کلی، دو نوع فضای ذخیره سازی برای بکاپ داده ها وجود دارد، بکاپ محلی و بکاپ آنلاین
هر کدام از آن ها خوبی ها و بدی های خود را دارند که به این معنی است که هر کدام از آن ها در نوع خود مهم هستند. به طور ایده آل، از هر دو آن ها استفاده کنید.
بکاپ های محلی آن هایی هستند که به صورت فیزیکی به آن ها دسترسی دارید. برای مثال کامپیوتر شما و یا لپ تاب دوم شما یک هارد اکسترنال و یا حتی یک فلش USB. بکاپ های محلی به این دلیل خوبند که همیشه به آن ها دسترسی دارید و می توانید آن ها را آنطور که می خواهید آن ها را کنترل می کنید.

در اضافه، روش ذخیره سازی محلی معمولا ظرفیت بیشتری نسبت به روش های ذخیره سازی آنلاین دارد. بدی آن این است که اگر فضای بیشتری می خواهید باید درایو های بیشتری بخرید و این می تواند برای شما حسابی هزینه بر باشد.
بکاپ های آنلاین جایی در اینترنت ذخیره می شوند، معمولا در یک مرکز داده که شما هیچ گاه آن را به صورت فیزیکی نخواهید دید. برای کاربرهای معمولی مثل ما، بکاپ های آنلاین در فضاهای ذخیره سازی کلود، مثال دراپ باکس و یا گوگل درایو ذخیره می شود که بسیار عالی هستند زیرا از هر جا می توانید به آن ها دسترسی داشته باشید.
اما دو نقطه ضعف نیز دارند، آپلود فایل ها روی اینترنت به مراتب کم سرعت تر از انتقال آن ها به درایو های فیزیکی است، که برای فایل های بزرگ یک ضعف بزرگ محسوب می شود. دوم این که داده های شما توسط یک سرویس ذخیره سازی آنلاین نگه داری می شوند، پس اگر رخنه ای در آن ها ایجاد شود فایل های شما دزدیده می شود و شما هیچ کاری نمی توانید بکنید.

توصیه می شود که از فضای ذخیره سازی محلی برای فایل های حساس و کلکسیون های بزرگ مثل فیلم و موزیک استفاده کنید، برای چیزهای دیگر فضای ذخیره سازی کلود خوب است.

5-    چیز دیگری مانده است؟
چند نکته دیگر هم هست که می تواند بکاپ گرفتن را قابل تحمل تر از چیزی که هست بکند.شما می توانید از یک درایو سخت کامل بکاپ بگیرید. اگر فقط می خواهید از فایل های سیستمی مهم خود بکاپ بگیرید، System Restore گزینه خوبی است، اما شما همچنین می تواند از کل سیستم ویندوز خود بکاپ بگیرید. شما می توانید از کل درایو سخت خود تصویر برداری کنید و آن را در یک فایل ISO. ذخیره کنید. سپس می توانید از آن فایل ISO. برای ریست کردن درایو سخت خود به دقیقا همان وضعیتی که از آن تصویر برداری کرده اید بازگردانید.
بکاپ خودکار نعمتی است که خدا فرستاده است. وقتی که از فضای ذخیره سازی کلود مثل دارپ باکس و یا گوگل درایو استفاده می کنید، می توانید آن را تنظیم کنید تا فایل های شما به صورت خودکار بین کامپیوترتان و آن سرویس همگام می شود. این یک راه بکاپ خودکار است- که فایل های کامپیوتر شما به صورت دوره ای روی اینترنت ذخیره شوند.

ولی اگر از ویندوز 8 و یا ویندوز 10 استفاده می کنید، یک سیستم به نام File History روی آن وجود دارد که توصیه می شود حتما از آن استفاده کنید. File History به صورت خودکار از فایل ها اسنپ شات می گیرد و آن ها را به صورت خودکار روی یک هارد اکسترنال و یا درایو شبکه ذخیره می کند و به شما این امکان را می دهد که به اسنپ شات های قبلی دسترسی داشته باشید.
همچنین اگر می خواهید خیلی با مساله جدی برخورد کنید می توانید از برنامه های بکاپ خودکار شخص ثالث استفاده کنید، البته برای کاربران معمولی کامپیوتر این مورد خیلی توصیه نمی شود.
بکاپ رمزگذاری شده همیشه امن تر است. دلایل زیادی برای رمزگذاری فایل هایتان وجود دارد، ولی بیشتر افراد برای این که کسی نتواند آن ها را باز کند ، حتی در صورت دزدیده شدن، رمزگذاری می کنند. رمزگذاری مانند این است که داده های خود را در یک صندوقچه بگذارید که فقط با کلید مخصوص می توان در آن را باز کرد. برای داده های حساس رمزگذاری بسیار مهم است.
اما چگونه فایل ها را رمزگذاری کنیم؟ برای بکاپ های محلی، بهترین کار استفاده از یک ابزار شخص ثالث رمزگذاری است که استفاده از آن ها به اندازه کافی ساده است. برای بکاپ های آنلاین می توانید پیش از آن که آن ها را روی کلود آپلود کنید رمزگذاری کنید و یا این که از یک سرویس فضای ذخیره سازی کلود رمزگذاری شده استفاده کنید.
در نهایت، بکاپ های خود را تست کنید! هیچ چیز بدتر از این نیست که بعد از آن همه وقت گذاشتن برای بکاپ گرفتن بفهمید که مشکلی وجود دارد و فایل هایتان باز نمی شود. یک بکاپ خراب مانند این است که اصلا بکاپ نگرفته باشید.
وقتی که از چیزی بکاپ می گیرید آن را آزمایش کنید و از سالم بودن آن مطمئن شوید. لازم نیست که همه آن ها را هرروز امتحان کنید، ولی هر چند وقت یک بار این کار را انجام دهید.

بکاپ های شما چقدر مهم هستند؟
اگر تا اینجا پیش رفته اید امیدواریم که دو اتفاق برای شما بیوفتد: 1) الان می توانید بگویید می دانید بکاپ گرفتن چیست. 2) حال متقاعد شده اید که باید شروع به بکاپ گرفتن از فایل هایتان بکنید چرا که بکاپ گرفتن برای همه است.