بسیاری از پسوردمنیجرها به یک روش عمل می‌کنند: شما می‌توانید یک کلمه عبور اصلی (مَستر پسورد) برای این برنامه ایجاد کنید و سپس نام کاربری و کلمه عبور مورد نظر خود برای اعتبارهای متعدد را به آن بیفزایید. در طول این فرآیند، برخی از پسوردمنیجرها می‌توانند به صورت خودکار تمامی اطلاعات مربوط به ورود (لاگ‌این) شما را پیدا کرده و این اطلاعات را وارد بانک اطلاعاتی رمزگذاری خود ‌کنند.

از آن پس، وقتی پسوردمنیجر شما مشغول به کار است و وارد سایتی می‌شوید که به اطلاعات ورود (لاگ‌این) نیازمند است، می‌توانید کلمه عبور اصلی خود را وارد کنید، آنگاه پسوردمنیجر بانک اطلاعاتی خود را جست‌وجو و نام کاربری و کلمه عبور خاص شما را برای آن سایت پر می‌کند. درواقع کافی است شما تنها کلمه عبور اصلی خود را به خاطر داشته باشید تا بتوانید به تمامی کلمه‌های عبوری که در برنامه ذخیره شده است دسترسی پیدا کنید.

بسیاری از پسوردمنیجرها نسخه‌هایی برای ویندوز، مک‌ و اندروید دارند. برای اینکه کلمه عبور خود را هرجایی که می‌روید در اختیار داشته باشید، بسیاری از این برنامه‌ها می‌توانند بانک اطلاعاتی مربوط به کلمه عبور را در تمامی دستگاه‌ها و با اتصال ایمن به وب یا تنها با اتصال به شبکه وای‌فای شما هماهنگ (سینک) کنند.

البته از آنجایی که در سال گذشته اطلاعات آنلاین ذخیره‌شده برای حداقل یک پسوردمنیجر (LastPass) هک شد، حتی با وجود اینکه داده‌ها رمزگذاری شده بود، برخی از مردم ترجیح می‌دهند که داده‌های کلمه عبور خود را دور از فضای ابری و نزد خود نگهداری کنند.

از جمله این برنامه‌ها، می‌توان به Password Confidental ،Dashlane ، 1Password و سایر پسوردمنیجرها اشاره کرد؛ شما می‌توانید ویژگی‌های پیشنهادی برنامه مورد نظر خود را بررسی کرده و در نظر بگیرید، اطلاعات مربوط به نصب را مطالعه کرده و پیش از اینکه دست به کار شوید، از میزان کاربری آن اطمینان حاصل کنید.