اگر به خاطر بیاورید در ماه آکوست سال 2014 برای اولین بار شرکت Upstartle پردازنده ی ورد آنلاین ار که در نوع خود بیی نظیرر بود را وارد بازار کرد . با این اقدام تکنولوژی نوین مرورگری AJAX نیز بر سر زبان ها افتاد . این تکنولوژی به کاربران اجازه می داد تا محتوای مطالبی را که می خوانند به راحتی ذخیره و بازیابی نمایند . البته این اطلاعات در سرور ذخیره می شد . و گفتن این نکته کفایت است که کار این سیستم به اندازه ای قابل قبول بود که شرکت گوگل در سال گذشته اقدام به خرید Upstartle کرد .
در آن زمان محصول Writely ( نرم افزاری که بر روی سی دی ارائه نمی شود ) منحصر به فرد بود اما ، باز هم حرف و حدیث هایی پیرامون عملکرد آن به گوش می رسید . گفته می شد که با وجود کارایی این سیستم در ذخیره کردن اطلاعات و محتوا های متنوع ، بحث امنیت این اطلاعات و اسنادی که در حالت آنلاین هم ذخیره می شود بسیار حائز اهمیت است . زیرا رایگان و آزاد بودن کار با آن دلیل نمی شود که امنیت داده ها نادیده گرفته بشوند .
باید پذیرفت که این سرویس آنلاین گوگل از اولین روزی که وارد کار شده است ( نزدیک به یک دهه ) همواره در حال رشد و توسعه ی خود بوده است . همین الان هم Google Drive ( یا همان Google Docs پیشین ) خدمات مدیریت فایل و نیز خدمات ذخیره ای خوبی ارائه می دهد که به همراه نرم افزار های متعدد جلوه ی ویژه ای به Google Docs داده اند . Google Docs نیز با کارایی بالای خود سبب خوشنامی هر چه بیشتر گوگل شده و کاربران آن را در کار با گوگل مشتاق تر می نماید . نرم افزار هایی که به آن اشاره شد شامل یک پردازنده ی ورد ، ( چیزی که اغلب به نام Google Docs شناخته می شود و Writely آن از پیشرفت خوبی برخوردار بوده است ) گسترده برگ " spreadsheet " ( یا همان Sheets ) ، نمایش اسلاید "  presentations " ( یا همان Slides ) ، رسم " drawing " و فرم ها " forms " می باشد .
به عبارت دیگر این ها تمامی ابزار هایی هستند که در یک کیت کامل قرار گرفته و در اختیار کاربران مختلف قرار گرفته اند و شرکت مایکروسافت بعد ها توانست آنها را به سیستم های خود وارد کند . بهتر است اینگونه بگوییم که گوگل خیلی پیش تر از مایکروسافت این خدمات را به صورت آنلاین ( روی خط ) ارائه کرده است و شرکت مایکروسافت در این زمینه نوآوری خاصی نداشته است . حتی خدمات Office Online شرکت مایکروسافت مانند Word و PowerPoint و Excel هم برای کار با خدمات آنلاین ذخیره ای و اجرایی OneDrive طراحی شده اند . بدین ترتیب مشخصص می شود که گوگل در این زمینه کار های زیربنایی مهمی انجام داده است و مایکروسافت بعد ها بر روی آن به اجرا درآمده .
همانگونه که اشاره شد OneDrive از زمان تولد خود مسیر دور و درازی را پشت سر گذاشته است .هر کاربری که در گوگل اکانت داشته باشد و برای مثال از Gmail و یا هر یک از دیگر خدمات گوگل بهره برده باشد به نوعی با این سرویس سر و کار داشته است . کار های تجاری ، آموزشی و بسیاری چیز های دیگر از امتیاز کار با Google Apps برخوردار هستند . Google Apps را می توان سیستم و نسخه ی جدید Google Drive نامید که همهان ابزرا ها و حافظه ی Google Drive را حفظ کرده و علاوه بر آن Gmail ، Calender ، Sites و سایر ابزار ها نیز به آن اضافه شده اند .
Google Drive مورد حمایت و پشتیبانی بسیاری از کاربران و نیز متخصصان دنیای تکنولوژی قرار گرفته است . در کل بخت با Google Drive یار بوده و در گذر زمان روز به روز به کارایی و نیز محبوبیت آن اضافه شده است . این مجموعه در واقع یک کیت کامل از تمامی ابزار هایی است که هر کاربری می تواند برای کار های جدی و یا یک سری کار های تفریحی مورد استفاده قرار بدهد . و جالب این که همه ی این ابزار ها و خدمات به طرز شگفت آوری کاملا رایگان هستند و هر کسی می تواند از آنها استفاده بکند . البته برای سطوح بالا تر باید کار های بیشتری انجام داد . به همین خاطر هم هست که می خواهیم در زیر با آوردن  ترفند و راه کار کاری بکنیم که شما خوانندگان این متن به راحتی بتوانید از بیشتر ابزار ها و خدماتی که در Google Drive وجود دارد استفاده بکنید . قطعا مطالبی که در زیر خواهند آمد می تواند راه گشای بسیاری از مشکلات کاربران باشد . پس با ما همراه باشید :
1 : با سایر کاربران همکاری بهینه داشته باشید :
بگذارید بگوییم این یک بازی است و اسم آن را هم collaboration در Google Drive میگذاریم . هیچ اهمیتی ندارد که شما به عنوان یک کاربر فعال پشت یک کامپیوتر خانگی ، لپتاپ ، تبلت و یا حتی گوشی تلفن قرار گرفته باشید ، فقط کافی است تا با بهینه کردن ارتباط و همکاری خود با سایر کاربران از کار کردن با Google Drive لذت ببرید . همواره بیش از یک کاربر ( چیزی حداکثر تا 50 کاربر فعال ) به طور همزمان می توانند بر روی یک محتوا و سند فعالیت داشته باشند . برای عضو شدن در این بازی ( همکاری ) باید یک سری از داده ها و اسناد بین افراد ( کاربران سیستم ) به اشتراک گذاشته شود . محدودیتی که برای این اشتراک گذاری داده قرار داده شده است ، تعداد 200 اشتراک است . حال اگر بیش از 20 نفر از کاربران قصد ویرایش یک سند یا محتوایی را داشته باشند ، آنهایی که دیر اقدام بکنند فقط می توانند کار سایر کاربران را تماشا بکنند . بنابراین صاحب یا صاحبان اسناد هستند که تعیین می کنند چه کسانی به ویرایش آن اسناد بپردازند .
2 : برای اشتراک داده آن را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید نماید :
اگر واقعا می خواهید یک سندی را به اشتراک بگذارید ، بهترین راه این است که آن را به صورت عمومی به اشتراک بگذارید . حتی می توانید به کاربرانی که به سند شما دسترسی دارند اجازه بدهید تا بتوانند آن را ویرایش نیز بکنند . خب این مساله خیلی روشن است . قطعا بدون اینکه سند از طرف شما به اشتراک گذاشته شود هیچ کسی نمی تواند به آن دسترسی داشته باشد . داده ها و اسنادی که به طور عمومی به اشتراک گذاشته می شوند در موتور های جست و جو گر نیز قابل جست و جو هستند و دنیای بزرگ گوگل نیز پذیرای داده های شما خواهد بود .
3 : یک سطح دسترسی معینی ایجاد نمایید :
هنگامی که شما به عنوان یک کاربر همه ی این اسناد و محتوا ها را به اشتراک بگذارید احساس می کنید که همه چیز برای همه در یک سطح قرار دارد ولی در واقع اینطور نیست . برای این دسترسی هایی که به اسناد و محتوا ها وجود دارند چهار سطح تعیین شده است . آنهایی که صاحبان فایل ها (Owners ) هستند می توانند هر کاری که دلشان خواست با فایل های خود بکنند . آنها می توانند حتی فایل های خود را به کلی حذف نمایند و نیز می توانند افراد بیشتری را برای کار بر روی آن دعوت نمایند . ویرایشگر ها (Editors  )هم می توانند فایل ها را ویرایش بکنند ولی در مورد دعوت کردن افراد برای کار بر روی آن باید اجازه ی صاحب فایل را داشته باشند . بیننده ها (Viewers ) هم می توانند به مشاهده ی آنچه که دیگران انجام می دهند بپردازند . مفسران (Commenters ) هم می تونند اینها را ببینند و علاوه بر آن در زیر آنها کامنت بگذارند . مفسران (Commenters ) و بیننده ها (Viewers ) همچنینی می توانند از فایل ها کپی نیز بگیرند . بنابراین نباید اینگونه فکر کرد که فایل ها از امنیت خاصی برای گروهی خاص برخورداراند .
4 : در حالیکه با دیگران همکاری می کنید مکالمه و ارتباط را هم فراموش نکنید :
کاری که گوگل درایو در نشان دادن افراد مرتبط با فایل مد نظر شما انجام می دهد قابل تحسین است زیرا به راحتی می توانید با آنها ارتباط برقرار کرده و از اطلاعات آنها استفاده نمایید . این افراد در قسمت گوشه و بالای صفحه ی کار شما نمایش داده خواهند شد . حال اگر کاربری بخواهد با یکی از این افراد در رابطه با سند و محتوای به اشتراک گذاشته شده صحبت بکند چه باید بکند ؟! پاسخ روشن و راحت است . کاربران می توانند با باز کردن یک پنجره ی جدید و IM با یک Google Hangout این کار را به راحتی انجام بدهد . همچنین با استفاده از ایمیل نیز این امکان برای کاربران فراهم شده است . اما مکالمه با ایمیل زیاد توصیه نمی شود چون کار دست و پا گیر و سخت تری محسوب می شود . اگر بر روی آیکون بالن کوچک کلیک کنید ، یک پنجره ی مخصوص برای شما نشان داده می شود که مخصوص چت کردن در ارتباط با همان سند ( محتوا ی ) مشخص می باشد . همانند IM این مورد هم با صورتک خنده وارد صفحه می شود .
5 : به دنبال یک همکار و همدست باشید .
شمار زیادی از اسناد مختلف در این فضا قرار دارند . اگر در حال کار بر روی یک سند و محتوایی بودید ولی بعد ها نام آن را فراموش کردید نگران نشوید زیرا یک راه دیگر هم برای پیدا کردن آن سند وجود دارد . در این هنگام اگر چنانچه اسم فردی که سند را با او به اشتراک گذاشته اید به ذهنتان می رسد آنگاه می توانید با رفتن به بخش Shared with Me در منوی سمت چپ Google Drive فایل مورد نظر خود را نیز پیدا بکنید . در این قسمت لیست کاملی از فایل ها و اسنادی که با دیگران به اشتراک گذاشته اید برای شما نمایش داده می شوند و شما به راحتی می توانید از بین آنها سند مورد نظر خود را انتخاب نمایید . اگر لیست نمایش داده شده خیلی طولانی است و نمی توانید نام ند خود را پبدا بکنید در این هنگام نام فردی که سند را با او به اشتراک گذاشته اید را در نوار بازیک بالای صفحه تایپ کنید تا نتایج آن جست و جو بلافاصله برای شما به نمایش در بیایند .
6 : همانند MS Word کار خود را با دقت انجام بدهید :
تاریخچه ی بازنگری ها و اصلاحات که در Google Drive وجود دارد یکی از پرقدرت ترین و مهمترین ابزاری است که در اختیار کاربران قرار داده شده است . کاربران می توانند برای دسترسی به این ابزار از طریق منوی File  اقدام بکنند و یا با زدن کلید های Ctrl+Alt+Shft+G نیز می توانند وارد این قسمت بشوند . اما حال اگر کاربری بخواهد تا این ابزار به هنگام کا ر با اسناد Microsoft Word نیز بیش از پیش در دسترس او قرار داشته باشند چه باید بکند ؟! برای این کار کافی است تا بر روی کلید ویرایش (Editing با آیکون مداد مشخص می شود ) که در بالای کامنت ها (Comments ) و کلید Share قرار دارد کلیک کنید . بدین ترتیب منویی برای شما باز می شود که شما را قادر می سازد تا به ویرایش سند بپردازید و همچنین پیشنهاد هایی نیز برای ویرایش سند به شما داده می شود و در آخر نیز فایل و سند نهایی برای شما قابل مشاهده و بازبینی خواهد بود .
7 : Add-Ons را با آغوش باز پذیرا باشید .
 Add-On های زیادی وجود دارند که می توانند دست شما را در کار با Docs و Sheets باز بگذارند . کاربران به راحتی می توانند در حین ویرایش سند آنها را از منوی Add-ons پیدا کرده و فعال نمایند . از بین اینها برخی دارای محبوبیت بالایی هستند : برای نمونه Avery Label Merge را داریم که برای وارد کردن آدرس از Sheets به Docs کار های پرینت ایمیل کارایی دارد . نمونه ای دیگر از این موارد EasyBib است که برای عملیات فهرست بندی و رونوشت مطالب حقوقی مورد استفاده قرار می گیرد . Gliffy هم برای وارد کردن دیاگرام ها و فلوچارت ها کاربرد دارد . همچنین برای ایجاد سریع یک Toc جهت یابی قابل کلیک هم Add-on Table of Contents را می توان به کار گرفت .
8 : از نرم افزار ها غافل نباشید :
خیل هم خودتان را با Add-on ها درگیر نکنید . Add-on ها همیاران خوبی هستند اما در این قسمت می خواهیم شما را با نرم افزار های جانبی نیز آشنا بکنیم . تعدادی نرم افزار Google Drive نیز وجود دارند که کاملا جدید و دارای فناوری وب می باشند که شما به عنوان کاربر می توانید به راحتی آنها را به Google Drive خود لینک نمایید و از مزایای آن استفاده بکنید . البته در برخی موارد این نرم افزار های Google Drive و Add-on ها با یکدیگر تداخل نیز پیدا می کنند برای مثال اگر کاربری از نرم افزار HelloFax استفاده می کند دیگر نیازی به Add-on نخواهد داشت . اما نرم افزار هایی که در Chrome Web Store یافت می شوند به کاربر اجازه می دهند تا با استفاده از مزیت های موجود در این نرم افزار ها کار های ویرایشی بیشتری را در هر مکانی که خواستنئد انجام بدهند . برای نمونه با کشاندن تصاویر به PicMonkey و یا Pixlr Express می توانید آنها را به راحتی با مبدل کلود به هر فرمتی که خواستید تبدیل بکنید . همچنین برای نشانه گذاری سند نیز می توان از DocuSign استفاده کرد .
9 : کار خود را راحت کنید . برای آپلود فایل Drag and Drop را امتحان کنید :
در Google Drive یک کلید قرمز رنگ بزرگ به نام " New " وجود دارد که برای ایجاد فایل های جدید کاربرد دارد . همچنین کاربران می توانند از این کلید برای انجام مراحل آپلود فایل نیز استفاده بکنند . توصیه ما این است که خودتان را با این کار های اضافی خسته نکنید زیرا برای آپلود فایل راه بهتر و راحت تری هم وجود دارد . فقط کافی است تا فایل های خود را از Windows Explorer و یا Finder MacOS بکشید و به لیست فایل های Google Drive بیاندازید . به این معنی که از مسیر راحت Drag and Drop استفاده نمایید . گرافیک فایل های شما به صورت اتوماتیک به گرافیک " Incoming " تغییر خواهد یافت . همین ! فقط آنها را بکشید و در Google Drive بیاندازید و بقیه مراحل آپلود را بسپارید به خود Google Drive .
10 : لینک های ساخت سریع فایل :
اگر از آن دسته از کاربرانی هستید که زمان برای شما بسیار با ارزش است پس این قسمت را با دقت بخوانید . در صورتی که دوست دارید به سرعت document ، spreadsheet ، presentation و یا drawing خود را در Google Drive ایجاد نمایید آنگاه لینک های ایجاد سریع فایل می توانند برای شما مفید باشند . فرم این لینک ها به صورت " http://drive.google.com/document/create"—  " است و تنها کاری که کاربر انجام می دهد جایگزین کردن کلمه ی " document با یکی از عبارت های document ، spreadsheet ، presentation و یا drawing خواهد بود . اگر می خواهید در آینده هم به راحتی به این لینک ها دسترسی داشته باشید پس بهتر است آنها را بکشید (Drag ) و به قسمت bookmarks خود اضافه نمایید .
راه دیگری هم وجود دارد و آن استفاده کردن از کلید های Shift + D است که برای ایجاد Doc جدید کاربرد دارد . همچنین برای ایجاد Sheet جدید می توانید از کلید های Shift + S استفاده کنید و به همین ترتیب برای ایجاد یک Slide presentation جدید هم از کلید های Shift + P بهره بگیرید .
11 : از Google Drive خود همانند یک Dropbox کار بکشید :
Dropbox ابزار هماهنگی و سرویس بسیار پر طرفدار و مفیدی است که به کاربران کمک می کند تا هنگامی که داده و یا سندی را در یک محل ویرایش و ذخیره کردند ، آن را به همان صورت بر روی سایر کامپیوتر هایی که Dropbox خود را بر روی آن نصب نموده اند مشاهده بکنند . علاوه بر این مزیت ، کاربران می توانند با استفاده از Dropbox فایل های خود را بر روی گوشی های موبایل و سیستم های آنلاین نیز مشاهده بکنند . Google Drive هم دقیقا همین کار را انجام می دهد . و نیز قادر است تا با هر گونه سندی هم کار بکند و اینگونه نیست که تنها با Docs ، Sheets و فایل های Slides هماهنگی داشته باشد . مهم تر از همه اینکه کاربران می توانند با یک دبل کلیک به ویرایش آنها بپردازند . یعنی همانطوری که با پردازنده های ورد به صورت آفلاین کار می شود ، همین فایل ها هم به همان صورت ویرایش بشوند . ( اما به خاطر داشته باشید که با یک کلیک بر روی خود Google Drive به اجرا در خواهند آمد ) . این امر مستلزم نصب  Drive programthatاست تا فایل های شما در پشت زمینه کارتان هر لحظه به روز رسانی و تجدید بشوند .
به یاد داشته باشید که اگر فایل های خیلی زیادی را تجدید و به روز رسانی بکنید به احتمال زیاد مجبور خواهید بود تا برای در اختیار گرفتن فضای ذخیره ای بیشتر پول بیشتری بپردازید . برای مثال فایل های ویدئویی و عکس ها حجم زیادی را اشغال می کنند و ممکن است سبب تحمیل هزینه های اضافی بر شما شوند . البته بهای اسن فضا هم آنچنان زیاد نیست . در حالت حداکثری 15 گیگا بایت از فضا رایگان است و هر 100 گیگا بایت در هر ماه با مبلغ 1.99 دلار استارت می خورد . حتی یک ترا بایت هم برای یک ماه تنها 10 دلار است .
12 : دسترسی آفلاین به فایل های Drive :
معمولا افراد برای دسترسی به فایل های خود به اینترنت متصل می شوند و به صورت آنلاین به داده های خود دسترسی پیدا می کنند . اگر کاربران نرم افزار Google Drive Web مرورگر Chrome را نصب نمایند ، آنگاه خواهند توانست به فایل های خود دسترسی داشته باشند و همچنین می توانند آنها را ویرایش بکنند . یعنی در حالتی که اینترنت شما از سرعت کافی برخوردار نباشد و یا در سفر باشید باز هم می توانید فایل های خود را برای مشاهده و یا ویرایش در اختیار داشته باشید . به خاطر داشته باشید که این نرم افزار تنها با Google Chrome و یا Chrome OS ها کار می کند . این نرم افزار مرورگر اسناد و داده های شما را در درایو خودتان ذخیره می نماید و به این ترتیب هر زمان که به آنها نیاز داشته ( حتی اگر اینترنت هم نداشته باشید ) می توانید با دسترسی به آنها کار های خود را بر روی اسناد انجام بدهید . اما باید گفت که این کار دقیقا همانند فایل هایی نیست که با نرم افزار Drive خود آنها را به روز رسانی و تجدید می کردید پس در هارد درایو خود به دنبال این فایل ها نگردید ! و نکته آخر هم اینکه هر کاربری که بخواهد این امکان را در کامپیوتر های مختلف برای خود فراهم نماید باید در هر یک ازاین سیستم ها به طور جداگانه اقدام به تنظیم اکانت خود بکند .
 13 : از Drive همانند Evernote کار بکشید :
Evernote بهترین انبار برای ذخیره ی فایل های هر کاربری است . اما جای نگرانی نیست زیرا شما می توانید از Google Drive خود نیز درست همانند Evernote کار بکشید . ضمیمه ای با نام Save to Google Drive برای Google Chrome وجود دارد که به نوعی می شود گفت همانند Evernote Web Clipper کار می کند . این ضمیمه در ذخیره کردن سریع فایل ها برای مشاهده ی آنلاین در یک پوشه و یا خود Google Drive کارایی دارد . خب البته در اینجا چند نکته هم هست که گفتن آنها خالی از لطف نخواهد بود . کاربران با استفاده از این سیستم نمی توانند بخش هایی از یک متن را که دوست دارند ذخیره نمایند بلکه همواره باید فایل را به صورت نمای کلی با فرمتی مثل فایل PNG یا کد کلی منبع HTML و یا به عنوان سند Google ذخیره نمایند . خب واضح است که با این تفاسیر فرمت اصلی نوشته از دسترس خارج می شود . فقط می توان بر روی یک عکس راست کلیک کرد و گزینه ی ذخیره تصویر را زد . مطلب نهایی در این بخش این است که این ضمیمه در جاهایی می تواند به درد بخورد و کارایی داشته باشد اما برای کار های جدی استفاده از همان سیستم Evernote بهترین گزینه است .
14 : با استفاده از Gmail فایل های خود را به صورت مستقیم به اشتراک بگذارید (Direct Share ) :
اگر شما همزمان از Gmail و نیز Google Drive استفاده می کنید ، خب شانس با شما یار است ! دیگر نیاز نیست که فایل ها را دوباره ضمیمه بکنید . به این معنی که برای ارسال و اشتراک گذاری فایل های خود هیچ نیازی نیست تا آنها را به اندازه ی ظرفیت ضمیمه ای که برابر با 25 مگا بایت است محدود نمایید . حالا می توانید فایل های تا اندازه ی 10 گیگا بایت را نیز در اینجا به اشتراک بگذارید . البته فایل ها ابتدا باید به حافظه ی Google Drive آپلود شوند . با وارد کردن فایل های خود به یک پیام Gmail با کلیک بر روی آیکون مثلثی شکل Google Drive که در پایین صفحه نگارش پیام قرار دارد این کار به راحتی انجام می شود . اگر فایل ها هنوز در هارد درایو شما وجود دارند ، جعبه ی Insert Files کلیدی است که می توانید با استفاده از آن فایل های خود را بکشید (  drag and drop ) و در آنجا بیاندازید تا به سرعت کار آپلود خود را از سر بگیرند .
15 : درایو را از طریق Gmail جست و جو کنید :
اگر شما هم کاربری هستید که وقت زیادی را با Gmail سپری می کنید ، پس بهترین کار برای شما این خواهد بود که برای جست و جو در Google Drive خود از همان پیام رسان Gmail بهره بگیرید . تنظیم کردن ان هم خیلی آسان است اصلا نگران نباشید . برای تنظیم این عملکرد در سرویس Gmail خود به بخش تنظیمات بروید و تب Labs را پیدا کنید . صفحه را پایین بکشید و هر زمان که " Apps Search " را دیدید توقف نمایید . حالا با رفتن بر روی این گزینه و فعال کردن آن کار شما به پایان می رسد . در دفعات بعدی که به جست و جو می پردازید در زیر پیام ها نتایج مربوط به جست و جوی شما که در بین اسناد وجود داشته اند نیز نمایش داده خواهند شد .
16 : برای ویرایش اسناد از نرم افزار های متنوع موبایل استفاده نمایید :
 از مدت ها پیش Google هم برای iOS و هم برای Android ، Drive app خوبی را طراحی کرده است . اما در زمینه ی ویرایش قایل کاستی هایی وجود دارد که سعی شده است با همکاری چند مولفه اصلاح شود . امروزه گوگل کار ویرایش را به نرم افزار های کاملا جدیدی سپرده است . یکی از این نرم افزار ها برای Docs است که هم دارای نسخه Android و هم نسخه iOS است . یکی دیگر مخصوص Sheets است که مانند نمونه قبلی هم نسخه Android و هم نسخه iOS دارد . نرم افزار دیگری مخصوص Slides است و مانند دو نمونه ی قبلی نسخه ی Android و iOS هر دو را دارد . باید گفت که به کار گرفتن این ابزار ها کار قابل توجهی است که گوگل موفق به انجام آن شده است . کاربرد Drive app در این است که به کاربران اجازه می دهد تا فایل ها و اسناد ذخیره شده ی خود را مشاهده نمایند و به آنها دسترسی داشته باشند . در صورتی هم که کاربر بخواهد فایل و یا سندی را ویرایش نماید به برنامه های مرتبط متصل می شود . قرار است به زودی برای Slides هم نرم افزار ویرایشگر جدیدی طراحی بشود .
17 : فایل ها را به فرمت Google Docs تبدیل بکنید :
انواع متعددی از فایل ها در دنیای مجازی وجود دارند که کاربران می توانند هر کدام از آنها ار که بخواهند در Google Drive اپلود نمایند . اما مساله ای که اینجا پیش می آید کار کردن با آنها پس از آپلود شدن شان است . تبدیل کردن یک فایل به Google Docs  ، Sheets Google و Slides Google هم بسیار راحت است . فقط کافی است تا فایل را آپلود نماید و پس از آن با کلیک بر روی فایل مورد نظر گزینه ی " Open with " را بزنید . در این هنگام منویی از فرمت های در دسترس برای شما نمایش داده می شود که می توانید از بین آنها دست به انتخاب بزنید . برای مثال ، می توانید از Google Drive Viewer استفاده نمایید که البته هیچ فایلی را تبدیل نمی کند . همچنین از گزینه های واقعی Docs ، Sheets و یا Slides نیز می توانید بهره ببرید . دقت کنید که با استفاده از این موارد آخر ، یک نسخه ی کپی از هر فایلی که قصد اجرای آن را دارید گرفته شده و در فرمت جدید ذخیره می شود .
18 : اسناد را به صورت آنلاین مشاهده نمایید :
Google Drive Viewer نرم افزار کاربردی بسیار مفیدی است که کاربران Google Drive می توانند به راحتی از آن استفاده نمایند . این نرم افزار قادر است اغلب قایل ها و اسناد معتبر حتی PDF ها را نیز به نمایش در بیاورد . حتی با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی نیست که برای مشاهده ی فایل های خود آنرا در Google Drive آپلود نمایید . فقط کافی است تا یک سری به صفحه ی Viewer بزنید و در آنجا URL مخصوص یک سند را وارد نمایید . با این کار محتوای عبارت URL به سرعت برای شما به نمایش در خواهد آمد و علاوه بر آن لینک های اشتراک آن هم در اختیار شما قرار خواهند گرفت .
19 :  OCR فایل های Image یا PDF به Text :
اگر شما هم از آن دسته از کاربرانی هستید که دوست دارید تا همه ی فایل های آپلود شده ی خود ( حتی PDF ها ) را به متن تبدیل بکنید ، می توانید آنها را همانند Google Doc ویرایش بکنید . در دسکتاپ خود به منوی تنظیمات بروید ( همان آیکون چرخ دنده ای معروف ) ، در اینجا Upload Settings را انتخاب کنید و بخش " Convert Text from Uploaded PDF and image files " را چک بکنید . آپلود ها به طورر طبیعی کمی زمان بر هستند ، اما منتظر ماندن برای این کار ارزشمند است . در نهایت شما کار خود را با یک Google Doc به پایان خواهید برد که دارای تصویر است و متن آن نیز قابل ویرایش می باشد .
20 : با نرم افزار Mobile اسکن کنید :
یکی از ویژگی های استثنایی و منحصر به فرد نرم افزار موبایل Google Drive ( غیر از نرم افزار های Sheets و Docs جداگانه ) ، توانایی آنها در آپلود یک تصویر است . اما چه لزومی دارد که این کار را انجام بدهیم ؟ کلمات موجود در عکس توسط Google اسکن می شوند و نوشته های آنها قابلیت جست و جو نیز دارند . خب همه ی ما روزانه با نوشته های بسیاری مواجه هستیم که دوست داریم آنها را بنویسیم و حفظ بکنیم ولی اغلب یا حوصله ی این کار را نداریم و یا اینکه متن به اندازه ای طولانی است که زمان کافی برای این کار وجود ندارد . در این هنگام عکس گرفتن از متن بهترین گزینه است . برای مثال رسید های متنوع ، منو ها ، زمان کار مکان های مختلف و هر چیز دیگری مانند اینها در این بازه قرار می گیرند . باید بگوییم که نسخه ی iOS این نرم افزار فاقد قابلیت ویرایش با OCR است . OCR فقط با سیستم عامل های دسکتاپ و Android کار می کند .
21 : به جمع آوری داده از دیگران بپردازید :
یکی از نرم افزار های مجموعه ی بزرگ Google Drive که معمولا از طرف کاربران با اقبال خوبی مواجه نمی شود Forms است . با این وجود کارایی خوبی هم دارد . تصور کنید که این نرم افزار به عنوان تنها SurveyMonkey شما باشد . با این نرم افزار می توانید  با بررسی داشته های خود آنها را به اشتراک نیز بگذارید . داده هایی که جمع آوری شده اند وارد یک فایل جداگانه Sheets می شوند . می شود گفت که Forms برای تسهیل ساخت هر نوع سندی به کار گرفته می شوند . همچنین کاربران می توانند یک منوی نمایشگر روند انجام کار (progress bar ) نیز ایجاد نمایند که میزان پیشرفت کار را در هر مرحله نشان می دهد و نیز شما را از زمان باقی مانده برای اتمام آن مطلع می سازد . برای مثال اگر بخواهید با یک فایل ویدئویی و یا عکس کار بکنید ، در این نوار جدید می توانید پیشرفت کار را مشاهده نمایید .
22 : Drawing در Docs :
نرم افزار Drawing موجود در Google Drive ، نرم افزار وب ویرایش عکس Piknik که از گوگل کنار گذاشته شده است را پشتیبانی نمی کند . در واقع این نرم افزار اصلا برای ویرایش عکس کاربرد ندارد . اما به هر حال می توان از این نرم افزار در کار با برخی گرافیک ها بهره گرفت . همچنین اگر کاربری بخواهد در اسناد خود دست به نوآوری و تنوع بزند ، این نرم ازار می تواند گزینه ی مناسبی باشد . در Docs ، Sheets و یا Slides خود به منوی Insert بروید و گزینه ی Drawing را انتخاب نمایید . در این قسمت یک نسخه مدرج از نرم افزار Drawing برای شما نمایش داده می شود که با استفاده از آن سرعت شما در کار به چند برابر افزایش می یابد . در کل نرم افزار Drawing برای کار های هنری و تفریحی خوب است . ( اما متاسفانه در این نرم افزار هم یک ایراد مهم وجود دارد و آن هم اینکه شما نمی توانید فایل های طراحی ای را که قبلا در Google Drive ایجاد و ذخیره کرده اید را وارد کار خود بکنید .
23 :  از حالت تمام صفحه استفاده بکنید :
به طور طبیعی می توان یک مرورگر را به حالت تمام صفحه قرار داد و تمامی منو ها و نوار ابزار آن را پنهان کرد . خب همانطور که می دانید این کار با کلید F 11 قابل انجام است . در Google Drive نیز نرم افزار های شما می توانند به صورت تمام صفحه نمایش داده بشوند . در این حالت منوی برنامه ها و چیز های اضافی مانند نوار ابزار ها حذف می شوند . برای این کار هم فقط باید از منوی view گزینه ی Full Screen را انتخاب نمایید . این کار یک اقدام سریع در جهت دسترسی به یک صفحه ی نوشتاری بزرگ و بدون مزاحم برای نوشتن در Docs است . برای خروج از حالت تمام صفحه هم می توانید از کلید Esc استفاده بکنید .
24 : با استفاده از صفحه ی تحقیق کارایی خود را در یافتن اسناد بالا ببرید :
هر گاه که در انجام یک کار به مشکل بر می خورید و می خواهید کار را زود تر به اتمام برسانید تنها کاری که برای انجام دادن دارید خروج از آن صفحه و جست و جو به دنبال یک نمونه ی بهتر است . پنجره ی تحقیق ( که تنها در Docs می توان به آن دسترسی داشت ) ابزاری است که کاربران می توانند با استفاده از آن در فضای وب به جست و جو و تحقیق بپردازند . مهم تر از همه اینکه با استفاده از این بخش می توان به راحتی متن های خود را وارد حاشیه کار بکنید و در زیر اسناد نتایج حاصل از آن را بنویسید . زمانی که مکان نمای کامپیوتر شما بر روی یک حرف خاصی قرار دارد از کلید های Ctrl+Shift+Y استفاده کنید تا توضیحاتی در مورد آن بخش به شما داده شود .
25 : جدول فوری محتوا :
حواستان باشد که استفاده از Styles در Docs را فراموش نکنید . برای دسترسی به Styles از منوی Format Menu و یا نوار ابزار نرم افزار خود استفاده نمایید . اگر بتوانید به خوبی از این ابزار استفاده نمایید آنگاه متوجه می شوید که کار شما خیلی سریع تر و بهتر انجام خواهد شد . مخصوصا در مورد وارد کردن جدول محتوا استفاده از این مورد را فراموش نکنید زیرا تنها کاری که انجام می دهید انتخاب آن از منوی Insert خواهد بود . به محض انجام این کار ToC ایجاد می شود . اگر چنانچه خواهان اعمال تغییرات جدیدی در سند خود هستید ، بر روی ToC که قبلا برای سازگاری با استیل های نوین طراحی کرده اید کلیک راست بکنید . ( ضمنا می توانی دهمه ی اینها را یکجا حذف بکنید . )
26 : استفاده از شورتکات های ( میانبر های ) متنوع :
اگر می خواهید شما را به عنوان خدای Google Drive بشناسند پس استفاده از کلید های میانبر صفحه کلید را فراموش نکنید . فقط باید عملکرد آنها را بشناسید و ضمنا در پیدا کردن آنها هم تیز باشید . هیچ اهمیتی ندارد که شما در حال استفاده از چه نرم افزار Drive ای هستید . حتی در صفحه ی اصلی Google Drive هم که باشید فقط با فشار دادن کلید های Ctrl+/ نقش میانبر هر کلید برای شما نمایش داده خواهند شد .
27 : Drive را وارد بخش " Send To " در منوی ویندوز خود بکنید :
ابتدا باید اشاره بکنم که این مورد بخصوص تنها در Google Drive هایی قابل اجرا است که بر روی سیستم عامل Windows نصب شده باشند . Windows Explorer باز کنید و عبارت  %APPDATA%/Microsoft/Windows/SendTo را در آن کپی کنید . سپس در پنل Favorites بر روی Google Drive کلیک راست نمایید ( یا اینکه پوشه را در یک Windows Explorer دیگری پیدا بکنید ) و آن را برداشته و در پوشه ی SendTo قرار دهید . زمانی که این کار را می کنید ، میانبر نیز ایجاد نمایید . ) پس از آن هر زمانی که بر روی هر فایلی در ویندوز کلیک راست بکنید ، گزینه ی فرستادن به Google Drive نیز برای شما به نمایش در خواهد آمد که می توانید از آن استفاده بکنید .
همچنین کاربران می توانند در ویندوز خود برای اسنادشان به طور پیش فرض پوشه ی مخصوص Google Drive نیز ایجاد نمایند . به پوشه ی Documents مورد نظر خود بروید و بر روی آن کلیک راست بکنید ، Properties را انتخاب نمایید ، سپس " Include a Folder." " را بزنید . Google Drive Folder خود را پیدا کنید و سپس آن را هایلایت نموده و Include a Folder " " را انتخاب کنید . حال Google Drive شما در محل های Library به نمایش در می آیند و شما می توانید با انتخاب و کلیک بر روی آن " Set Save Location " انجام دهید . برای پایان کار تغییرات را اجرا و ذخیره بکنید .
28 : وارد کردن لینک های جست و جو :
وارد کردن لینک در Google Doc خیلی راحت است . متن انتخاب می شود و با کلیک بر روی آیکون لینک و یا زدن Ctrl-K صفحه ی مربوطه بالا می آید و شما می توانید آدرس URL را در آنجا کپی کنید . اما اگر شما از پیش هیچ آدرس URL ای را در اختیار نداشته باشید ، در این صورت گوگل خودش یکی را برای شما پیدا خواهد کرد زیرا حالت جست و جو در گوگل نهادینه شده است . در ابتدا گوگل دوست دارد آن کلمه ای را که شما هایلایت و انتخاب کرده اید را جست و جو بکند . اگر این کار جواب نداد آنگاه روش جست و جو را عوض بکنید . بدانید که نوشته ی متن عوض نخواهد شد . هر زمان متنی را پیدا کردید که مطلوب بود ، بلافاصله آن را انتخاب کنید تا برای شما ثبت بشود .
29 : ترجمه ی متن هم ایده ی بدی نیست :
آیا فایل ها ( اسناد ) شما در قالب یک زبان دیگری نمایش داده می شوند ؟ اگر اینگونه است آنرا در Google Drive آپلود بکنید ، سپس آن را به عنوان یک فایل Google Doc باز کنید و بر روی Tools کلیک نمایید تا بتوانید آن را ترجمه نمایید . این کار به اصطلاح Translate Document نامیده می شود . پس از این کار شما در فایل خود یک سند در دو زبان مختلف دارید که می توانید از بین آنها هر کدام که دوست داشتید را برای کار انتخاب نمایید .
30 : از کلیپبورد Web استفاده کنید :
هنگامی که شما چیزی را در سیستم عامل Windows و یا Mac  کپی و پیست می کنید ، عموما به تک آیتمی که در کلیپبورد ذخیره شده است دسترسی می یابید . با استفاده از Google Drive این امکان برای شما چند برابر می شود زیرا در Web Clipboard مخصوص اشتراک آن چندین آیتم به طور همزمان در دسترس شما قرار می گیرند . برای مثال در Doc چیزی را انتخاب کنید سپس به مسیر Edit > Web Clipboard > Clip Selection to Web Clipboard بروید . بعد از آن می توانید از همان متن در Docs ، Slides و یا Drawings های دیگر نیز بهره بگیرید . ( در Sheets جواب نمی دهد . ) برای راحتی کار خود دسته هایی از آیتم هایی که نیاز دارید را آماده بکنید و پس از تمام شدن کارتان نیز برای حذف همه ی آنها نیز به Web Clipboard to Clear All بروید .
31 : تایپ صوتی در Docs :
یک Google Doc جدید برای پردازش ورد در دسکتاپ خود باز کنید و در صورتی که کامپیوتر شما مجهز به میکروفن باشد می توانید از گزینه ی تایپ صوتی نیز استفاده بکنید . اگر این گزینه در سیستم شما به طور خودکار بالا نمی آید ، می توانید آن را در منوی ابزار ( Tools ) پیدا کنید . آیکون تایپ صوتی به گونه ای است که در کنار سند یک آیکون کوچک میکروفن قرار داده شده است . با کلیک بر روی این آیکون می توانید صحبت بکنید و سیستم هم گفته های شما را تبدیل به متن خواهد کرد . تا زمانی که میکروفن صدای شما را می شنود آیکون آن تپش خود را ادامه می دهد .
نمی توان ادعا کرد که این سیستم صوتی تایپ صدا به بهترین شکل عمل می کند و هیچ ایرادی در تشخیص صدا و تبدیل آن به متن ندارد اما باید اذعان کرد که گوگل برای بهتر شدن و قوی تر شدن این سیستم تلاش های زیادی انجام داده است و همین الان نیز روز به روز به کیفیت آن می افزاید . این سیستم نه تنها در تبدیل گفتار کاربر به متن کارایی دارد بلکه قادر است علاوه بر آن به اصلاح اشتباهات موجود در متن نیز بپردازد و بدون لمس صحه و یا زدن هر کلیدی همه ی این کار ها را انجام بدهد . در ضمن این سیستم قادر است تا علائم نگارشی مانند نقطه و ویرگول و ... را نیز به نوشته تبدیل بکند . این سیستم علاوه بر زبان انگلیسی قادر است چند زبان دیگر ار نیز پشتیبانی نماید . در مورد کلمات و افعال رکیک هم باید بگوییم که برنامه به طور اتوماتیک و خودکار این موارد را سانسور می کند و اگر استفاده از اینگونه کلمات خیلی ضروری باشد می توانید آنها را به صورت دستی تایپ نمایید .