چگونه در استفاده کردن از Gmail حرفه ای شویم ؟

   
نام نویسنده:
|
دسته بندی:
|
امروزه دیگر هر شخصی یک اکانت جیمیل دارد. با وجود این که اغلب کاربران تا به حال پیام های زیادی را در اکانت خود آرشیو و یا نشانه گذاری کرده اند باز هم بیشترین زمان یک کاربر در هنگام استفاده از یک اکانت جیمیل در صندوق ورودی وی صرف می شود. در این نوشتار به شرح و توضیح 10 نکته پرداخته شده است که شما را قادر می سازد تا بسیار سریع تر به پیام های خود رسیدگی کنید.

10- استفاده از صندوق های ورودی چندگانه برای سازماندهی کردن چند اکانت در یک نگاه

این احتمال وجود دارد که برای مثال یک کاربر دو اکانتداشته باشد؛ یکی برای انجام دادن کارهای شخصی و دیگری برای انجام دادن کارهای اداری. اگر که این مسئله در مورد شما هم صدق می کند می توانید با استفاده از صندوق های ورودی چندگانه ( Multiple Inboxes ) به جای باز کردن چند سربرگ جدید از یک مکان به همه اکانت های خود به هر نحوی که می خواهید رسیدگی کنید. مدت زمان زیادی از عرضه این قابلیت گذشته است با وجود این هنوز هم عده زیادی نسبت به آن بی خبرند.

9- استفاده از بومرنگ به منظور ایجاد یک زمان بندی دقیق برای مدیریت کردن پیام ها

بومرنگ یکی از ابزارهای بسیار محبوبمی باشد. این ابزار خوب کاربر را قادر می سازد تا به راحتی پیام های موجود در صندوق ورودی اکانت خود را مدیریت کند. این قابلیت علاوه بر این امکان ایجاد یک زمان بندی در مورد ارسال پیام ها را نیز در اختیار کاربر می گذارد تا خواننده مناسب در هنگام مناسب پیام مورد نظر خود را از طرف کاربر دریافت کند. بومرنگ همچنین قادر است که پیام های ورودی شما را نیز تحت یک زمان بندی تعریف شده قرار دهد تا از این طریق یک صندوق ورودی تمیز تر را در اختیار شما بگذارد.

8- استفاده از Gmail Lab

صندوق های ورودی چندگانه یکی از امکانات گوگل لب است. در کنار این ابزار چند قابلیت دیگر هم وجود دارد کهلب یکی از مفیدترین آن ها می باشد. این ابزار می تواند ویژگی ها و قابلیت های بسیار زیادی را در اختیار شما قرار دهد که به نحوی بیشتر آن ها فراموش شده اند اما باز هم می توانند به مقدار بسیار چشمگیری در مصرف انرژی و زمان شما صرفه جویی ایجاد کنند.

7- استفاده از Sortd برای تبدیل کردن صندوق ورودی به یک لیست Trello مانند از کارهای ضروری

ترلو ابزاری است که بیشتر کاربران به منظور مرتب کردن کارهای خود از آن استفاده می کنند؛ با الهام گیری از این ابزار برنامه نویسان سورتد را خلق کرده اند که امکان بهینه سازی صندوق ورودی اکانترا نیز برای کاربر فراهم می کند. این ابزار از صندوق ورودی اکانت شما یک لیست کارتی می سازد که امکان مرتب کردن آن به هر نحوی که بخواهید برای شما وجود دارد. سورتد پیام های مهم شما را برجسته تر نشان می دهد تا از این طریق آن ها را فراموش نکنید. 

با استفاده از این ابزار علاوه بر می توانید بدون بر هم زدن نظم پیام های موجود در صندوق ورودی اکانت خود، کارهایی را برای انجام دادن در بین آن ها تعریف کنید.

6- ساختن تعداد نامحدودی از آدرس هایکه همه به یک صندوق ورودی بیایند.

این ابزار هم مدت زمان زیادی است که ارائه شده اما همچنان گمنام می باشد. اگر که یکی از مخاطبانتان به هر دلیلی آدرسشما را اسپم می کند، بین هر کلمه از لغت های خود یک علامت " + " بگذارید تا پیام هایتان به حالت عادی دریافت شوند. 

5- به میانبرهایصفحه کلید خود تسلط یابید.

جیمیل هم مانند بسیاری از محصولات گوگل میانبرهای صفحه کلیدی بسیار زیادی دارد که سرعت کار شما را تا حد زیادی افزایش می دهد. شما می توانید تنها با تایپ کردن علامت " ? " در هر صفحه ای از اکانتخود لیست همه آن ها را دریافت کنید. در صورتی که این میانبرها را فراموش کردید هم برنامه KeyRocketمی تواند در هنگام وارد کردن دستور متنی، راهکار میانبری را به شما نشان دهد. 

4- فعال کردن قابلیت Undo Send برای بازگرداندن پیام هایی که نمی خواستید آن ها را ارسال کنید.

قابلیت unsend ابتدا درلب دفن شده بود اما هم اکنون به عنوان یکی از ویژگی های پیش فرضدر اختیار کاربر قرار گرفته است از این رو کاربران می توانند به راحتی از قسمت تنظیمات اکانتخود آن را فعال نمایند. این ابزار یک مدت زمان تعریف شده را در اختیار کاربر می گذارد تا وی بتواند به هر دلیلی که می خواهد در آن بازه زمانی از ارسال شدن پیام های خود جلوگیری کند. 

3- بی صدا و یا بلاک کردن برخی از فرستنده ها

اگر که پیام های آزار دهنده دریافتی زیادی دارید توصیه می شود که نحوه استفاده کردن از Mute را یاد بگیرید. برای استفاده کردن از این قابلیت تنها باید پیام مورد نظر خود را باز کنید و سپس گزینه Mute را از منو More انتخاب نمایید. با انجام دادن این کار شما می توانید در صورت تمایل پیام های دریافتی را به طور دستی بخوانید اما پیام های جدید فرستنده این آدرس دیگر صندوق ورودی اکانت شما را کثیف نمی کنند. این قابلیت برگشت پذیر نیز می باشد.

گوگل علاوه بر این امکان بلاک کردن فرستندگان را نیز در اختیار کاربران قرار داده است که یک ابزار بسیار مفید محسوب می شود. این ابزار برای اولین بار برای گوشی های هوشمند عرضه شده اما هم اکنون کاربران دسکتاپ هم می توانند از آن استفاده کنند. برای فعال کردن این قابلیت تنها باید پیام شخص مورد نظر را باز و بر روی فلش رو به پایین قرار گرفته در کنار مهر زمانی کلیک کنید. پس از انجام دادن این کار باید گزینه Block که نام فرستنده مورد نظر شما در روبروی آن قرار گرفته است را انتخاب نمایید تا پیغام های دریافتی وی به طور خودکار اسپم شوند.

2- فعال کردن حالت Canned Replies، برای صرفه جویی کردن در زمان

کند ریپلایز یکی از قابلیت های بسیار مفیدی است که گوگل باید آن را جزء ویژگی های پیش فرضقرار دهد. این ابزار قابلیت گسترده سازی متن را در اختیار کاربر می گذارد به این نحو که اگر که برای مثال بخواهید که یک پیام یکسان را به دو نفر ارسال کنید، با ارسال پیام در زمان شما صرفه جویی می کند.

 برای استفاده از این قابلیت تنها باید چند جواب متداول را که می دانید از آن ها به میزان زیادی استفاده می کنید، تایپ کنید تا بتوانید در دفعات بعدی تنها با چند بار کلیک کردن یک پیام را برای چند نفر ارسال نمایید. بهترین ویژگی این ابزار این است که گوگل آن را در گوگلز اینباکس ( Google’s Inbox ) هم که پیام های ارسالی کاربر پیش بینی می شود، فعال کرده است.  

1-    استفاده از Google’s Inbox برای نشان دادن همه چیز در یک قالب کوچک تر

اگر که می خواهید ظاهری ساده تر به اکانتخود ببخشید، گوگلز اینباکس بهترین ابزار برای شما محسوب می شود. این ابزار ظاهر صندوق ورودی اکانت شما را ساده می سازد، به پیام های شما نظم می دهد و علاوه بر این برخی از ویژگی های پیشین را نیز در اختیار شما می گذارد بدون این که مجبور باشید نرم افزار جدیدی را دریافت نمایید. 

گوگلز اینباکس صندوق ورودی پیچیده اکانت شما را ساده می سازد و بسیاری از ویژگی های اضافی را مخفی می کند تا اکانت مرتب تری را در اختیار داشته باشید. 

منبع: lifehacker

دیگر اخبار نویسنده

ارسال نظر


شخصی سازی Close
شما در این صفحه قادر به شخصی سازی نمیباشید