1-    استفاده از قالب های کاهش دهنده مصرف زمان

یکی از ابزارهایی که به بهترین نحو می تواند میزان مصرف زمان را برای کاربر کم کند قالب ها و یا همان template ها می باشند. در نرم افزار مایکروسافت وورد کاربر می تواند از این ابزار برای ارائه برنامه ها، خبرنامه ها و یا گزارش ها استفاده کند. در نرم افزار اکسل هم این ابزارها کاربردهای مشابهی دارند به این نحو که کاربر می تواند از آن ها به منظور طرح ریزی تقویم ها، صورت حساب ها، بودجه ها و ... استفاده کند و به این ترتیب از این ابزارهای از پیش قالب بندی شده برای صرف جویی کردن در میزان مصرف زمان خود استفاده نماید.

به دست آوردن قالب های مورد نیاز به سادگی استفاده کردن از آن ها می باشد، برای مثال شما می توانید انواع مختلفی از این قالب ها را از وب سایت مایکروسافت برای کارهای مختلف دریافت کنید. وب سایت های دیگری مانند Vertex42 و Spreadsheet 123 هم مجموعه متنوعی از این قالب ها را در اختیار کاربران می گذارند.

2-    ثابت کردن ردیف ها و ستون ها

اگر که یک صفحه گسترده بسیار طولانی دارید که داده های زیادی در آن گنجانده شده است، مجبور هستید که برای یافتن یک مطلب زمان زیادی را صرف جست و جو کردن کنید. این امر فراموش کردن سرتیترها را نیز برای کاربر به دنبال دارد با وجود این اگر که ردیف ها و ستون ها را ثابت کنید هر قدر هم که در صفحه جست و جو نمایید دیگر تیترهای خود را از دست نمی دهید. 

برای ثابت کردن ردیف ها و ستون ها دو مرحله مقدماتی را باید دنبال نمایید :

-    انتخاب Freeze Panes  از قسمت View tab و
-    انتخاب گزینه های Freeze Top Row یا Freeze First Column و یا هر دو مورد از منوی Freeze Panes

حال هر قدر هم که صفحه را تغییر دهید هم می توانید تیترهای قرار گرفته در سر ردیف ها و ستون ها را مشاهده نمایید. برای غیر فعال کردن این حالت تنها باید از بخش Freeze Panes گزینه Unfreeze Panes را انتخاب نمایید.

توجه داشته باشید که در نسخه های قدیمی تر نرم افزار اکسل اعمال کردن این ویژگی ها کمی متفاوت است به این نحو که کاربر مجبور می باشد که برای انجام دادن این تغییرات یک سلول را که در یک ستون و ردیف مشترک است، انتخاب کند و سپس گزینه Freeze Panes را فعال نماید.

3-    استفاده از Fill Handle

فیل هندل در نرم افزار اکسل می تواند تا حد زیادی به سرعت کاربر در هنگام استفاده و اشغال کردن چند سلول در نرم افزار سرعت ببخشد. مایکروسافت این امکان را برای کاربر فراهم ساخته است تا وی بتواند از این ابزار برای ایجاد لیست مرتبی از چند نوع موئلفه استفاده کند.

برای مثال کاربر می تواند به سرعت با استفاده از این ابزار لیستی از اعداد را بسازد به این نحو که وی باید ابتدا یک سلول را انتخاب کند و در آن عدد 1 را تایپ نماید و سپس سلول دیگری را انتخاب نماید و عدد 2 را در آن تایپ نماید. بعد از انجام این کار و انتخاب کردن هر دو سلول فیل هندل ظاهر می شود ؛ در این مرحله کاربر می تواند با انتخاب سلول های بعدی لیست مرتبی از اعداد را برای خود تهیه کند. استفاده از این ابزار برای ایجاد یک لیست مرتب از تاریخ های روزانه، روزهای هفته و ماه های سال نیز ممکن می باشد. 

یکی از کاربردهای مفید دیگر این ابزار به پر کردن یک ستون کامل از صفحه گسترده با یک موئلفه مرتبط می شود. برای استفاده کردن از فیل هندل در این قسمت تنها باید یک سلول را انتخاب نمایید و روی گزینه فیل هندل دابل کلیک کنید. این کار موئلفه مورد نظر شما را در همه سلول های ستون انتخابی صفحه گسترده قرار می دهد.

4-     جا به جا سازی مکان ستون ها و ردیف ها

اگر که یک صفحه گسترده دارید که ردیف و ستون های آن تیتر بندی شده است ولی فکر می کنید که ایجاد تغییر در مکان ردیف ها و ستون های آن کارایی فایل شما را افزایش می دهد می توانید با استفاده از ابزاری که مایکروسافت در اکسل ایجاد کرده است، به راحتی تغییرات مورد نظر خود را در فایلتان ایجاد نمایید. این ویژگی باعث می شود که دیگر نخواهید تیتر ستون و ردیف های خود را دوباره تایپ کنید. 

با دنبال کردن مراحل زیر می توانید مکان سلول های صفحه گسترده خود را از زیر تیتر ردیف به زیر تیتر ستون منتقل نمایید :

-    سلول های ستونی را که تیتر دارند، انتخاب نمایید.
-    راست کلیک کنید و گزینه Copy  را انتخاب نمایید و یا گزینه Copy  را از سربرگ Home  انتخاب کنید.
-    سلول های ردیف و ستونی را که می خواهید تیترها از آن ها شروع شوند، انتخاب نمایید.
-    راست کلیک کنید و گزینه Paste Special را انتخاب نمایید و یا ابتدا گزینه Paste  را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه Paste Special از سربرگ Home کلیک نمایید.
-    گزینه ای را که در قسمت پایین و سمت راست در کنار عبارت Transpose قرار گرفته است، انتخاب کنید.
-    روی گزینه Ok کلیک کنید.

5-    ایجاد دسترسی به ماشین حساب

زمانی که از یک افزودنی استفاده می کنید که یک ماشین حساب را در قسمت کناری صفحه گسترده ایجاد می کند، می توانید از ابزارهای داخلی آن ماشین حساب نیز استفاده نمایید. این ابزار اجرای محاسبات سریع فرمول بندی نشده در صفحه گسترده را برای کاربر ممکن می سازد، علاوه بر این از این طریق کاربر می تواند یک ماشین حساب را نیز در نوار ابزار Quick Access خود ایجاد کند.

برای اضافه سازی ماشین حساب ابتدا گزینه Options را از قسمت File انتخاب و سپس گزینه  Customize Ribbon یا Quick Access Toolbar را بسته به علاقه خود انتخاب نمایید. بعد از انجام این کار باید از قسمت فرمان های Choose گزینه All Commands را انتخاب کنید و سپس گزینه Calculator را از پایین لیست انتخاب نموده و روی کلید add کلیک کنید تا ماشین حساب اضافه شود.

 در صورتی که می خواهید ماشین حساب را به روبان برنامه منتقل سازید باید در روبان یک گروه قابل تنظیم بسازید و ماشین حساب را به آن منتقل نمایید.

6-    ارتباط یافتن به سربرگ ها و یا سلول ها

اگر که فایل شما دارای چند صفحه گسترده می باشد که اطلاعات به طور متقابل در بین آن ها ارجاع داده شده است، ایجاد یک لینک مستقیم دسترسی راحت تری به داده ها را در اختیار شما می گذارد. این ویژگی زمانی برجسته می شود که می خواهید یک کارنامه را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید. برای ایجاد این لینک باید مراحل زیر را طی کنید :

-    سلول حاوی اطلاعاتی را که می خواهید برای آن لینک بسازید، انتخاب نمایید.
-    راست کلیک کنید و گزینه Hyperlink را انتخاب نمایید و یا از سربرگ Insert  گزینه Hyperlink را انتخاب کنید.
-    در پنجره پاپ آپ گزینه Place in this Document را انتخاب کنید.
-    عبارت نشان دهنده سلول و صفحه گسترده ای را که می خواهید بین آن ها و داده های خود لینک بسازید، تایپ کنید؛ این عبارت می تواند مرجع سلول باشد. 
-    روی گزینه OK کلیک کنید.

7-    استفاده از میانبرهای صفحه کلید

اگر که می خواهید با نرم افزار اکسل کار کنید، می توانید با استفاده کردن از میانبرهای صفحه کلید تا حد زیادی در مصرف زمان خود صرفه جویی نمایید. برخی از این میانبرها عبارتند از :

F4 ( یاFn + F4  ) = برای تکرار کردن آخرین فرمان از جمله تکرار قالب بندی و تغییرات ایجاد شده در ارتباط با رنگ و یا فونت.
Alt + H, E, A = برای پاک کردن محتویات، قالب بندی ها و دیگر داده هایی که به یک سلول انتخابی اضافه شده شده است.
Ctrl + W یا Ctrl + O  = برای بستن و یا باز کردن یک صفحه گسترده.
Ctrl + Shift + Colon یا Ctrl + Shift + Semicolon   = برای وارد کردن زمان و یا تاریخ کنونی.
Shift + F9  = برای محاسبه کاربرگ های فعال.
Shift + Tab  = برای حرکت کردن به سلول و یا آپشن قبلی.
Ctrl + Home  = برای منتقل شدن به ابتدای صفحه گسترده.
Ctrl + Page Down  یا Ctrl + Page Up = برای انتقال یافتن به صفحه گسترده بعدی و یا قبلی.