یکی از دغدغه‌های حال حاضر شرکت‌ها در هر سطح کوچک، متوسط و بزرگ، مدیریت پروژه است به نحوی که یکپارچگی و هماهنگی بین جریان‌ها و روال‌های سازمانی و کارکنان برقرار شود. این موضوع به حدی مهم است که به یکی از چالش‌های سازمانی تبدیل شده است. در این بین ابزارهای بسیاری برای مدیریت پروژه ایجاد شده است که استفاده هوشمندانه از آن‌ها کمک بزرگی به سازمان‌ها می‌کند.
یکی از دغدغه‌های حال حاضر شرکت‌ها در هر سطح کوچک، متوسط و بزرگ، مدیریت پروژه است به نحوی که یکپارچگی و هماهنگی بین جریان‌ها و روال‌های سازمانی و کارکنان برقرار شود. این موضوع به حدی مهم است که به یکی از چالش‌های سازمانی تبدیل شده است.
در این بین ابزارهای بسیاری برای مدیریت پروژه ایجاد شده است که استفاده هوشمندانه از آن‌ها کمک بزرگی به سازمان‌ها می‌کند. بنابراین انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه خود یک چالش است.
به دلیل اهمیت مدیریت پروژه برای سازمان‌ها و تنوع ابزارهای موجود، تصمیم گرفتیم با آقای امید امرائی، مدیر محصول کنونی شهر فافا که سال‌ها در این سمت فعالیت داشته‌اند مصاحبه‌ای داشته باشیم تا بهترین ابزارهای مدیریت پروژه را به ما معرفي كنند.
سطوح مختلف سازمانی
به اعتقاد امید امرائی سازمان‌ها در چهار سطح می‌توانند قرار بگیرند:
- کنترل و ساماندهی
- خودگردانی
- Automation
- یکپارچگی
و انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت پروژه به سطحی که سازمان در آن قرار دارد و روحیه سازمانی برمی‌گردد.
1- کنترل و ساماندهی
به اعتقاد امید امرائی اولین سطح سازمانی کنترل و ساماندهی است. در این مرحله قرار است از وضعیت کلی پروژه و جزییات آن آگاه شویم، ببینیم چه بخش‌هایی از پروژه پیشرفت داشته است و چه بخش‌هایی نیازمند توجه بیشتری است. ضمناً در آغاز هر پروژه‌ای ایده‌ها، نظرات و افکار بسیاری وجود دارد که ساماندهی نشده‌اند، در این مرحله ساماندهی این افکار و ایده‌ها بسیار مهم است.
ترلو یکی از ابزارهایی است که برای این مرحله کاملاً مناسب است. ترلو در عین حال که بسیار ساده و سبک است و امکانات پیشرفته‌ای هم ندارد اما برای ساماندهی و بخش‌بندی اصلی پروژه کاملاً مناسب است.
اگرچه ترلو برای این مرحله کاملاً کاربردی است اما یک مشکل دارد، ترلو کاملاً دستی است؛ اما به این مشکل به چشم یک حسن هم می‌توان نگاه کرد زیرا دستی بودن، ساماندهی پروژه را راحت‌تر می‌کند.
پيشنهاد فيسيت : معرفی ترلو، یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه
2- خودگردانی
هنگامی‌که پروژه به هماهنگی تقریبی برسد یعنی مرحله ساماندهی تمام شده است و وارد مرحله خودگردانی می‌شویم. در این مرحله سیستم باید بتواند خودش را مدیریت کند بنابراین دیگر ابزارهای ساده‌ای همچون ترلو پاسخ‌گو نیست. در این سطح که به سطوح مختلف دسترسی، اختیارات و نظارت نیاز داریم، ابزارهایی همچون بیتریکس و تیم ورک کاربرد دارد.
ترلو تنها در حد وظیفه است اما بیتریکس و تیم ورک در حد دورنما از پروژه هستند به این معنا که می‌توان چندین وظیفه را در قالب یک MileStone یا Sprint تعریف کرد. در واقع این ابزارها امکانی فراهم می‌کنند تا بتوان پروژه را به زیر پروژه‌هایی قابل طبقه‌بندی تقسیم کرد.
3- Automation
مرحله بعد از خودگردانی، مرحله automation است که سطح بالاتری از تعامل در سیستم حاکم می‌شود. در این سطح نیاز است بتوانید گردش‌های کاری، قوانین، work flowها (نقطه به نقطه a تا z یک کار) را تعیین کنید، بردهای مختلفی برای بخش‌های مختلف کار تعریف کنید که در عین جدا بودن، همگام با یکدیگر کار کنند. یکی از ابزارهایی که برای این مرحله کاملاً مناسب است ابزار Jira است.
4- یکپارچگی
بالاترین سطح در هر سازمان، سطح یکپارچگی است. در این سطح می‌توان MileStoneهای مختلف تعریف کرد با این تفاوت که بعد از پایان یافتن هر milestone به صورت اتوماتیک نسخه بعدی محصول تولید می‌شود.
در این سطح می‌توان از همان ابزار Jira با ابزارهایی همچون slack و hipchat و به صورت هم‌زمان و یکپارچه استفاده کرد.
به اعتقاد امید امرائی هر ابزار در یک سطح مشخص کاربرد دارد بنابراین قبل از انتخاب ابزار مناسب باید ابتدا خواسته‌های سازمان را پیدا کنید. لزوماً هر ابزاری که گزینه‌های بیشتری ارائه می‌دهد بهتر نیست زیرا ممکن است انتخاب ابزار نامناسب پیچیدگی روال کاری را افزایش دهد یا اینکه هزینه اضافی بر دوش سازمان بگذارد.
دغدغه‌های کلیدی یک مدیر پروژه
به عنوان آخرین سؤال امید امرائی از دغدغه‌های کلیدی یک مدیر پروژه می‌گوید:
1- اشراف کامل به کار تا چیزی از قلم نیافتد
2- امکان آنالیز برای یافتن گلوگاه‌های پروژه: اینکه مدیر پروژه تشخیص دهد چه چیزی در تیم هزینه اضافی ایجاد می‌کند و یا اینکه بیشترین زمان تیم در چه بخشی تلف می‌شود بسیار اهمیت دارد. برای حل این مسائل استفاده از ابزارهایی همچون Jira که قابلیت TimeTracking دارند بسیار کاربردی است.
3- داشتن گزارش و آمار از وضعیت موجود
بنابراین برای حل مشکل مدیریت پروژه‌ها در هر سازمانی استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه بهترین گزینه پیش رو است اما باید در نظر داشته باشید که سازمان و پروژه شما در چه سطحی قرار گرفته است تا بتوانید با توجه به این مسئله و البته روحیه سازمان، ابزاری مناسب را انتخاب کنید.
برای اینکه از تمامی اخبار در اولین فرصت مطلع شوید با کانال تلگرام ما با آی دی faceitmag@ همراه باشید.
ثبت نظر