اینباکس جیمیل تازه ترین رویکرد گوگل برای سازماندهی و مدیریت ایمیل است. برای کمک در تصمیم گیری راجع به تغییر کامل اینباکس تان، برخی  راهکارهای مفید را به شما نشان می دهیم. اما در ابتدا، جای هر چیزی را در اینباکس تان نشان می دهیم.
آپشن های اینباکس کجا هستند؟
شما همه آپشن ها و تنظیمات اینباکس را در یکی از پنج مکان زیر پیدا می کنید:
•    نوار ابزاری که وقتی شما  روی یک پیام به مدت طولانی نگه دارید ظاهر می شود – در این جا گزینه هایی برای اعمال به یک ایمیل را  پیدا می کنید، مانند خاموش کردن آن، علامت گذاری آن به صورت انجام شده (و یا جابجایی آن  به اینباکس).
•    منوی پاپ آپ که وقتی روی move to… کلیک می کنید ظاهر می شود (سه نقطه عمودی) که در نوار ابزار.
•    منوی پنهان در پشت دکمه نوشتن - شما می توانید برای دیدن منو روی آیکون قرمز (+)در سمت راست پایین اینباکس نگه دارید.
•    تنظیمات اینباکس - روی آیکون دایره ای در بالا سمت چپ در رابط اینباکس کلیک کنید، و در نوار کناری که ظاهر می شود، روی تنظیمات کلیک کنید.
•    تنظیمات پکیج فردی – برای آوردن  تنظیمات برای هر پکیج، روی لینک آن پکیج در نوار کناریش نگه دارید و با کلیک بر روی آیکون چرخ دنده ،تنظیمات در کنار آن ظاهر می شود.

حال ببینید که چگونه در زمان و تلاش کاربر صرفه جویی می شود.

1.    تبدیل ایمیل هایتان به To-dos
با جیمیل، شما می توانید ایمیل هایی را به عنوان وظایف خود به برنامه فهرست کارهایتان ارسال کنید، اما با اینباکس، ایمیل تان فهرست کارهایتان است. اینباکس امکان علامت گذاری ایمیل را به صورت  "انجام شد" به جای "خوانده شد" و یا "آرشیو" می دهد. این ممکن است تغییر ساده ای در جمله بندی باشد، اما در واقع مدیریت ایمیل را متفاوت می کند.ایمیل هایی که به صورت "انجام شد" علامت می زنید از جلوی راهتان کنار می روند. مثل چک کردن وظایفتان در فهرست کارهایتان است و معادل آرشیو در جیمیل است. شما همچنین می توانید ایمیل های مهم را به بالای صندوق پستی تان برای دسترسی سریع به آنها،انتقال دهید.

2.    مرتب سازی ایمیل طبق سلیقه شما
اینباکس مسئولیت مرتب سازی ایمیل را دارد و این کار خیلی خوبی است. مرتب سازی باعث می شود که ایمیل های مشابهی در گروه هایی به نام پکیج قرار گیرند.هنگامی که شما اینباکس را برای اولین بار راه اندازی می کنید، اعلانی دریافت می کنید که نوع ایمیل های شما را برای گروه بندیشان در پکیجی جداگانه انتخاب می کند. سفرها، به روز رسانی ها، فروم ها، و امور مالی برخی از انواع پکیج ها هستند که شما می توانید انتخاب کنید.با استفاده از لینک Create new…  می توانید یک پکیج سفارشی را ایجاد کنید. شما می توانید تنظیمات پکیج خود را در هر زمانی از طریق تنظیمات اینباکس انجام دهید.

3.    هایلایت کردن اطلاعات مورد نیاز
اینباکس اطلاعات مهمتان را در کارت هایی قابل اسکن نگه می دارد که همیشه قابل شناسایی هستند.همچنین اینباکس باعث می شود که به آسانی در ایمیل ها نشان دهیم که دارای پیوست، عکس ها، تصاویر درون خطی، لینک هایی به فیلم ها، و غیره، هستند که توسط عکسهای ریزشان در اینباکستان قابل مشاهده اند.اگر شما موقع ایجاد یادآوری در اینباکستان، یک لینک، شماره تلفن یا آدرس ایمیل را ذکر کنید،اینباکس آن قدر هوشمند است که داده های حساس را مانند کلیدهای مجوز کارت ها نمایش نمی دهد.

4.    افزایش سرعت پاسخ دادن به ایمیل ها
برای هر ایمیلی که باز است اینباکس سه پاسخ پیش فرض دارد. این ها پاسخهای آماده ای هستند که در زمان صرفه جویی می کنند. این پاسخ های هوشمند به شما کمک می کنند که جملات پیچیده را برای پاسخ دادن حفظ نکنید. شما می توانید روی هر کدام کلیک کنید و آن ها را بررسی یا ویرایش کنید،سپس بفرستید.

5.    بالا بردن سرعت جستجوها
مشکل جستجو با ایمیل این است که شما هنوز هم باید از طریق نتایج، اطلاعات کلیدی مورد نظر را پیدا کنید. اینباکس برای صرفه جویی در زمان اطلاعات صحیح را به بالا انتقال می دهد. سپس بقیه نتایج مرتبط را در دو گروه برای شما نمایش میدهد: نتایج تاپ و تمام نتایج.

6.    دستیار سفر شما
تاکنون پیگیری برنامه های سفر این قدر راحت نشده است. اینباکس یک پکیج اختصاصی به نام پکیج سفر دارد  که تمام ایمیل های مربوط به هر یک از سفرهای تان را  یک جا گردآوری می کند. برای دیدن پکیج های سفر روی Trips  برای دیدن سفرهای آتی و همچنین سفرهای تکمیل شده کلیک کنید. شما حتی می توانید خلاصه سفرتان را با خانواده و دوستان به راحتی به اشتراک بگذارید. با  باز کردن یک پکیج سفر، روی آیکون اشتراک گذاری سفر (سمت راست ،فلش منحنی) کلیک کنید، آدرس ایمیل دریافت کننده را بنویسید، و روی ارسال کلیک کنید. اینباکس زمانی که روی اشتراک گذاری سفر کلیک  می کنید خلاصه سفر را نگه می دارد.

7.    مشوق شما در ایجاد ریمایندر
هنگامی که شما ایمیلی را دریافت می کنید که اینباکس آن را به عنوان to-do می شناسد، اینباکس پیشنهاد می کند که  یک ریمایندر برای آن ایجاد کنید. شما می توانید پیشنهادش را با کلیک بر روی ریمایندر بپذیرید. به این ترتیب لازم نیست که به دنبال ایمیل هایی باشید که نیاز به این کار دارند. فقط  باید منتظر بمانید تا اینباکس دوباره به شما پیشنهاد ریمایندر دهد.

8.    ایمیل ها را خارج از دید نگه دارید تا زمانی که به آنها نیاز پیدا کردید
ایمیل هایی که فعلا به آن ها نیاز ندارید اغلب باعث حواس پرتی می شوند.. برای مقابله با این مشکل، اینباکس اجازه می دهد تا آن ها را Snooze  کنید .به تعویق انداختن یک ایمیل(snooze) به طور موقت باعث پنهان شدن آن می شود و آن ایمیل دوباره به اینباکستان باز می گردد. اگر هنوز هم می خواهید آن را مخفی کنید دوباره روی snooze کلیک کنید.شما می توانید زمان تعویق را نیز انتخاب کنید،مثلأ یک هفته بعد یا  چند روز.

9.    امکان کنترل تکرار ایمیل های تبلیغاتی و به روزرسانی ها را می دهد.
داشتن ایمیل های تبلیغاتی و به روزرسانی در طول روز آزار دهنده است. اما با اینباکس می توانید پکیج تبلیغاتی و به روز رسانی را در اینباکستان فقط یک بار در روز و یا حتی یک بار در هفته نمایش دهید. زمان نمایش این پکیج را نیز می توانید تغییر دهید. این زمان به طور پیش فرض 7:00 صبح است.برای تنظیم تکرار ایمیل تبلیغاتی، تنظیمات را برای پکیج باز کنید. در زیر Show bundle ، گزینه های یک روز یا یک هفته وجود دارد که می توانید انتخاب کنید. این فرایند را برای پکیج به روز رسانی تکرار کنید.در تنظیمات پکیج، اگر شما پیامهای پکیج را  در اینباکس به غیرفعال(off) تعیین کرده اید، شما گزینه تکرار  ایمیل را نخواهید داشت، اما به طور خودکار پیام هایی  که می رسند را به صورت انجام شده(done) علامت می زند.

توجه: ایمیل های تبلیغاتی شامل معاملات، پیشنهادات، و غیره هستند و ایمیل های به روز رسانی شامل ایمیل های اطلاع رسانی مانند تأییدیه ها و هشدارها هستند.

10.    آنچه نیاز دارید را می آموزد.
اینباکس از اسکن هوشمند برای مرتب کردن ایمیل، هایلایت کردن اطلاعات کلیدی، و ارائه پیشنهاداتی برای یادآوری ها، پاسخ ها، و جستجوها استفاده می کند. هر چه بیشتر با اینباکس کار کنید، پیشنهادات مرتبط بهتری را ارائه می کند. همچنین، لازم نیست که برای کار با اینباکس نحو(syntax) خاصی را یاد بگیرید. ، چرا که اینباکس زبان طبیعی را به خوبی می شناسد.

اینباکس عالی است، اما ...
با مکانیسم اسکن داده های اینباکس، دسترسی به داده ها سریع و آسان است. به این معنی که اینباکس پیام های تان را می گردد تا اطلاعات مرتبط به شما را مطرح کند. وحشت زده شدید؟ به غیر از عدم حفظ حریم خصوصی شما، آزار دیگری ندارد. این نفوذ به هر بخشی از زندگی تان بزرگترین مشکل اینباکستان است، مسلما این نفوذی است که اگر شما برای اینباکس ثبت نام کنید، پدیدار می شود.به جز حریم خصوصی، هیچ نکته منفی دیگری برای اینباکس به نظر نمی رسد. یکی از ویژگی های اینباکس یکپارچه، مدیریت مفید چند حساب گوگل در اینباکس است. اگر به دنبال بهره وری  بالا هستید، اینباکس بسیار جذاب است، البته اگر نگران حریم خصوصی نیستید.